Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au château

Une journée portes ouvertes au château demande une coordination précise entre les visites, l’accueil et la logistique des espaces. Commencez par fixer le programme et les créneaux de visite, puis ouvrez les réservations assez tôt pour répartir les groupes. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à préparer les quantités de catering. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs, des premières invitations à l’installation des tables, de la signalétique et du matériel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Ouvrir les réservations pour les visites guidées
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Répartir les groupes de visite
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Confirmer la livraison des boissons
Définir le parcours dans le château
2 personnes
Vérifier l’accessibilité des espaces
2 personnes
Mettre à l’abri les objets fragiles
2 personnes
Rassembler les clés et les badges d'accès
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre de côté les produits diététiques
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Imprimer le programme et les plans
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables de restauration
3 personnes
Installer les panneaux de visite
2 personnes
Afficher les plans
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefer les guides
4 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Accompagner la visite libre
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles entre-temps
2 personnes
Vérifier le niveau d’éclairage
Annoncer le programme du soir
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Fermer l'entrée et la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Retirer les panneaux et affiches
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Nappesqté 14
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs alimentairesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de poche rechargeablesqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8

Décoration

Bannières de bienvenueqté 3
Guirlandes de fanionsqté 10
Compositions floralesqté 8
Pancartes de tableqté 20
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cordeqté 2
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100

Informations

Brochures du programmeqté 220
Plansqté 220
Panneaux de visite guidéeqté 12
Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Formulaires de signalementqté 30
Livre d'or
Braceletsqté 220

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Housses de poubelleqté 20
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les créneaux de visite au moins 4 semaines à l’avance et indiquez une durée précise pour chaque parcours. Gardez quelques places par groupe pour les demandes tardives.
Traitez les inscriptions chaque semaine, puis arrêtez la liste des visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi répartir les groupes et transmettre les informations utiles sans précipitation.
Prévoyez les quantités de catering à partir du nombre d’inscrits, des besoins alimentaires recueillis et de la durée d’ouverture. Mettez les produits diététiques de côté dès la réception pour éviter les erreurs au service.
Vérifiez l’accessibilité de chaque espace avant d’imprimer les plans et le programme. Un parcours alternatif doit être défini au moins une semaine avant si une salle, un escalier ou un passage pose problème.
Organisez l’installation le matin même avec un plan des zones : accueil, vestiaire, départ des visites, boissons et caisse. Testez les microphones, haut-parleurs, ordinateurs, terminaux de paiement et rallonges avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les réservations pour une journée portes ouvertes au château ?: Ouvrez les réservations 4 à 6 semaines avant la date prévue, surtout si les visites sont guidées et limitées en nombre. Fermez-les ou faites un dernier point 3 à 5 jours avant afin de répartir les groupes et de confirmer les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour organiser une journée portes ouvertes au château ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour fixer le programme, publier l’événement, gérer les inscriptions et commander le catering. Commencez plutôt 8 à 12 semaines à l’avance si plusieurs parcours ou de nombreux espaces sont concernés.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes au château ?: La veille, contrôlez les prévisions météo, les clés et badges d’accès, la livraison des boissons, les courses, les plans imprimés et le matériel technique. Vérifiez aussi que les objets fragiles sont à l’abri et que les boissons sont stockées au frais.
Comment organiser les groupes pour les visites guidées du château ?: Répartissez les visiteurs par créneau et par capacité maximale du guide ou du parcours, puis préparez la liste de chaque groupe au moins 24 heures avant. Prévoyez un point de départ clairement signalé et quelques minutes entre deux groupes pour éviter les croisements.

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