Zo organiseer je een karaokeavond zonder stiltes

Begin met het aantal gasten, de locatie en de beschikbare tijd. Daarna regel je de karaokeapparatuur en bouw je een muzieklijst die ook offline werkt; zonder die voorbereiding valt de avond snel stil. Richt de ruimte zo in dat zingen, wachten, eten en drinken elkaar niet hinderen. Plan vóór de start tijd voor een volledige test van scherm, microfoons, speakers, kabels en stroompunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Locatie en tijden bevestigen
6
Karaokeapparatuur reserveren
7
Muzieklijst samenstellen
2 personen
8
Karaokeliedjes offline opslaan
9
Microfoons testen
2 personen
10
Stroompunten controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes controleren
2 personen
14
Ruimte leegmaken
3 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen klaarzetten
3 personen
17
Buffet klaarzetten
2 personen
18
Servies klaarleggen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Karaokeset aansluiten
2 personen
21
Beeldscherm plaatsen
2 personen
22
Geluidsniveau instellen
2 personen
23
Liedjeslijst klaarleggen
24
Inschrijfpunt inrichten
25
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

26
Bezoekers ontvangen
2 personen
27
Aanmeldingen afvinken
28
Liedjesaanvragen verzamelen
29
Karaokeavond presenteren
30
Zangers aankondigen
31
Microfoons doorgeven
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Buffet bijvullen
36
Glazen en servies ophalen
37
Vlekken direct schoonmaken
38
Laatste nummer aankondigen
39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Karaokeset uitschakelen
2 personen
41
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
42
Versiering verwijderen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Vloer en tafels schoonmaken
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Koelboxen legen
49
Overgebleven eten opslaan
50
Afval naar container brengen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Karaokescherm
Karaokeconsole
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 8
Laptop
USB-stickaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
IJscontainersaantal 2
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonpomp
Tafelkledenaantal 6
Liedjesaanvraagformulierenaantal 100
Pennenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Lichtspotsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stel de definitieve gastenlijst uiterlijk één week vooraf vast en vraag tegelijk naar dieetwensen. Zo kun je hapjes, servies en zitplaatsen afstemmen op het werkelijke aantal gasten.
Maak de muzieklijst minimaal drie dagen vooraf en sla de karaokeliedjes offline op op een laptop of USB-stick. Controleer ook of populaire verzoeknummers echt beschikbaar zijn.
Test de karaokeconsole, het scherm, beide draadloze microfoons en de speakers minstens 60 minuten vóór ontvangst van de gasten. Houd reservebatterijen, verlengkabels en een stekkerdoos klaar.
Zet bij het inschrijfpunt een liedjeslijst klaar en laat gasten hun naam en nummer noteren. Geef elke zanger vooraf één nummer; daarna kun je open plekken en verzoekjes verdelen zonder lange stiltes.
Koel dranken en zet buffet, glazen, borden en bestek klaar vóór de eerste zanger begint. Plan het buffet niet naast de speakers en houd kabels vrij van looproutes, zodat eten en zingen elkaar niet verstoren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het bevestigen van locatie en tijden. Reserveer de karaokeapparatuur zodra de datum vaststaat en rond de muzieklijst minstens drie dagen vooraf af.
Hoeveel karaokeliedjes heb ik nodig voor een avond?: Reken op ongeveer 10 tot 12 liedjes per uur dat je daadwerkelijk karaoke draait. Voor drie uur karaoke leg je dus minimaal 30 tot 36 nummers klaar, plus 10 extra verzoeknummers voor onverwachte voorkeuren.
Wanneer moet ik de karaokeapparatuur testen?: Doe een volledige test minimaal 60 minuten vóór de gasten arriveren. Controleer scherm, console, microfoons, speakers, geluidsniveau, kabels en stroompunten; test daarnaast of de offline liedjes openen.
Hoe voorkom ik lange wachttijden bij karaoke?: Laat gasten bij binnenkomst hun naam en nummer opschrijven en werk met een vaste volgorde van telkens één liedje per persoon. Bij 20 gasten en nummers van gemiddeld vier minuten duurt één ronde ongeveer 80 minuten, dus houd de inschrijving doorlopend open.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.