Karaokeavond organiseren: checklist en planning

Een karaokeavond staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je de locatie en apparatuur vast, daarna verzamel je aanmeldingen, muziekvoorkeuren en dieetwensen. Plan tijd voor het testen van microfoons, speakers en kabels; technische problemen ontstaan meestal vlak voor de start. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, koel je de dranken en zet je het buffet klaar. Met deze checklist houd je alle 47 taken en 42 benodigde spullen bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Karaokeapparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Draaiboek afdrukken
Inschrijfformulieren maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Karaokeapparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Karaokeapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Afspeellijst instellen
Geluidsniveau instellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Karaokeregels toelichten
Zangers inschrijven
Nummers aankondigen
Microfoons uitdelen
Muzieknummers starten
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
Afvalbakken legen
Laatste nummer aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Karaokeapparatuur retourneren
2 personen
Lege verpakkingen wegbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Inschrijftafel
Krukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Karaokescherm
Karaokesysteem
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muzieklaptop
Audio- en videokabels
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatiefaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 12
Inschrijfformulierenaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsemmersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkeraantal 2
Flesopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de karaokeapparatuur zodra de locatie vaststaat. Controleer vooraf of je een karaokesysteem, scherm, speakers, twee microfoons, kabels, verlengkabels en stekkerdozen nodig hebt.
Verzamel muziekvoorkeuren samen met de aanmelding en sluit de inschrijvingen enkele dagen voor de avond. Zo kun je de afspeellijst instellen en inschrijfformulieren maken voordat je de locatie opent.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor de techniek. Sluit het systeem aan, test beide microfoons, controleer het beeld op het karaokescherm en stel het geluidsniveau in voordat gasten binnenkomen.
Zet een aparte inschrijftafel bij de ingang met formulieren, pennen en naamkaartjes. De ontvangst loopt sneller als één persoon de aanmeldingen verwerkt terwijl iemand anders de dranken en het buffet controleert.
Koel dranken en bereid hapjes vóór de opbouw klaar. Zet daarna pas glazen, borden, bestek, serveerschalen en opscheplepels neer, zodat de tafels niet in de weg staan bij het aansluiten van de apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met het reserveren van de locatie en karaokeapparatuur. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond, zodat je dieetwensen en muziekvoorkeuren kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een karaokeavond op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, versiering, buffet en dranken. Reserveer daarnaast ongeveer 30 minuten voor het aansluiten en testen van scherm, speakers, microfoons en afspeellijst.
Wat moet ik testen voordat de karaokeavond begint?: Test beide microfoons afzonderlijk en controleer beeld, geluid en de aansluitingen van alle audio- en videokabels. Stel het geluidsniveau in met muziek én stem, bij voorkeur uiterlijk 15 minuten vóór de ontvangst.
Hoe regel ik de inschrijvingen voor een karaokeavond?: Gebruik een inschrijfformulier waarop naam en muziekvoorkeur staan en laat gasten zich bij binnenkomst aanmelden. Plan één persoon aan de inschrijftafel en werk de volgorde gedurende de avond direct bij, zodat niemand wordt overgeslagen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.