Checklist para una noche de karaoke sin imprevistos
Organizar una noche de karaoke requiere coordinar reservas, asistentes, canciones, equipo y comida en un orden concreto. Esta checklist reúne 47 tareas y 42 materiales para que no olvides desde los formularios de inscripción hasta los micrófonos inalámbricos. Antes de abrir, tendrás que montar mesas y sillas, conectar la pantalla, probar el sonido y preparar el buffet. También encontrarás los puntos que suelen resolverse demasiado tarde, como enfriar las bebidas y recopilar las preferencias musicales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Reservar el equipo de karaoke
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preferencias musicales
Imprimir el plan de trabajo
Crear formularios de inscripción
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo de karaoke
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar el equipo de karaoke
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la lista de reproducción
Ajustar el nivel de sonido
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Aclarar las normas del karaoke
Inscribir a los cantantes
Anunciar los números
Repartir micrófonos
Poner las canciones
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
Vaciar los contenedores de basura
Anunciar el último número
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Apagar el equipo de karaoke
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver el equipo de karaoke
2 personas
Llevar los envases vacíos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de inscripción
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Copas de vinocant. 30
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Pantalla de karaoke
- Sistema de karaoke
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátil de música
- Cables de audio y vídeo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
- Soporte de iluminacióncant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 12
- Formularios de inscripcióncant. 60
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubos de hielocant. 3
- Termoscant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Abridores de botellascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y el equipo de karaoke con varias semanas de antelación. Confirma que incluye pantalla, sistema de karaoke, altavoces y al menos dos micrófonos inalámbricos.
- Envía las invitaciones antes de cerrar la compra. Da a los invitados un plazo concreto para inscribirse y recoger sus preferencias dietéticas y musicales; así calcularás mejor la comida y prepararás la lista de reproducción.
- Haz la compra después de comprobar las inscripciones. Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara los aperitivos antes de que empiece el montaje, no mientras llegan los primeros invitados.
- Abre el lugar con tiempo suficiente para montar mesas, sillas, buffet y recepción. Reserva al menos 60 minutos para conectar cables, regletas y alargadores, y deja los cables fuera de las zonas de paso.
- Prueba los micrófonos y ajusta el nivel de sonido antes de recibir a nadie. Configura la lista de reproducción, coloca los soportes para micrófono y deja preparados los formularios, bolígrafos y tarjetas de nombre en la mesa de inscripción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de karaoke?
- Empieza las reservas al menos 3 o 4 semanas antes, sobre todo si necesitas un lugar y un equipo de karaoke. Envía las invitaciones con 2 semanas de margen y fija una fecha límite para las inscripciones.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de karaoke?
- Haz la prueba entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Comprueba los dos micrófonos, la pantalla, los altavoces, los cables de audio y vídeo y el nivel de sonido.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una noche de karaoke?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida por persona por cada hora adicional. Compra y enfría las bebidas después de cerrar las inscripciones, dejando varias horas para que estén listas.
- ¿Cuándo preparo la lista de canciones?
- Recopila las preferencias musicales durante las inscripciones y configura la lista de reproducción como mínimo 1 hora antes de abrir. Deja también una selección adicional para cubrir canciones que falten o peticiones de última hora.
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