Karaokeavond organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een karaokeavond staat of valt met een goede voorbereiding van geluid, liedjes en de volgorde waarin gasten zingen. Regel de locatie en karaokeset eerst, verzamel dieetwensen en maak daarna een zanglijst die de wachttijd beperkt. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor het testen van microfoons, speakers en projectie, naast hapjes, drankjes en de inrichting. Deze checklist helpt je niets essentieels te vergeten en voorkomt dat je pas tijdens het eerste nummer kabels of downloads moet repareren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Karaokeapparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Muziekrepertoire samenstellen
2 personen
Karaokeliedjes downloaden
Zanglijst voorbereiden
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Karaokescherm plaatsen
2 personen
Speakers en mixer plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Inschrijftafel klaarzetten
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Karaokesoftware testen
2 personen

Event

Welkomsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Zangnummers verzamelen
Karaokeprogramma bedienen
Zangers aankondigen
Hapjes en dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste nummer aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Tangen en opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Karaokeset
Laptop
Projector
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Karaokebord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige karaokeset uiterlijk 2 uur voor de gasten komen: controleer laptop, projectie, speakers, mixer en beide microfoons met een echt liedje. Een beeld dat wel werkt maar geen geluid geeft, ontdek je anders pas bij de eerste zanger.
Maak de zanglijst vooraf met blokken van 3 tot 4 nummers. Noteer per deelnemer minstens één voorkeur en houd 2 of 3 reservekaraokenummers offline beschikbaar als internet of een download hapert.
Plak alle kabels vast voordat je tafels, stoelen en sfeerverlichting definitief neerzet. Gebruik kabelmatten of gaffer tape op looproutes en laat stekkerdozen niet los onder het buffet liggen.
Koel dranken zodra je de locatie opent en zet hapjes pas daarna klaar. Gebruik aparte buffettafels voor eten en apparatuur, zodat glazen en serveerschalen niet naast het mengpaneel of de laptop staan.
Plan na het laatste nummer nog 30 minuten voor opruimen en apparatuur terugbrengen. Controleer eerst microfoons, kabels, stekkerdozen en het mengpaneel aan de hand van je reservering voordat je de locatie afsluit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?: Regel locatie en karaokeapparatuur bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond, zodat je dieetwensen, liedjes en boodschappen kunt verwerken.
Hoeveel karaokeliedjes heb ik nodig voor een avond?: Reken op ongeveer 10 tot 12 nummers per uur als meerdere mensen afwisselen. Voor 3 uur karaoke leg je dus minimaal 30 tot 36 nummers klaar, plus 5 reservekeuzes.
Wanneer moet ik de karaokeapparatuur testen?: Test de set minimaal 2 uur voor aanvang en controleer beeld, geluid, microfoons en aansluitingen afzonderlijk. Houd daarna nog minstens 30 minuten over om kabels veilig af te plakken en storingen op te lossen.
Hoe voorkom ik lange wachttijden bij karaoke?: Laat gasten zich vooraf aanmelden en zet per ronde 3 tot 4 namen op de zanglijst. Met ongeveer 5 minuten per nummer komt iemand gemiddeld elke 15 tot 20 minuten aan de beurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.