Karaokeavond organiseren: checklist en planning

Een karaokeavond staat of valt met werkende techniek en een duidelijke volgorde. Regel eerst datum, locatie en gasten, verzamel daarna dieetwensen en favoriete songs. In de laatste week controleer je de boodschappen, koelen en apparatuur; op de dag zelf bouw je de ruimte en karaokeset op. Deze checklist helpt je ook met vergeten details, zoals microfoonstandaards, kabelmatten, back-upmuziek en voldoende plek voor jassen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Karaokesongs inventariseren
2 personen
Songlijst afdrukken
Techniek reserveren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Apparatuur opladen
Karaokesysteem testen
2 personen
Back-upmuziek klaarzetten

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Karaokeset aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Informatiebord plaatsen
Gasten ontvangen
2 personen
Karaokeregels uitleggen
Zangers inschrijven
2 personen
Karaoke presenteren
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Laatste nummer aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Kapstokaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Karaokemachine
Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
USB-stick
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Serveerbladenaantal 8
Schenkkommenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenpomp
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Test de karaokeset uiterlijk één dag vooraf met de laptop, projector, speakers en beide microfoons. Controleer ook HDMI-kabels, audiomixer en een USB-stick met back-upmuziek.
Maak de songlijst niet pas tijdens de avond. Verzamel de keuzes vooraf, druk meerdere exemplaren af en leg ze naast de microfoonstandaards zodat zangers snel kunnen kiezen.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor openen, tafels, stoelen, verlichting, versiering en techniek. Dek verlengkabels af met kabelmatten voordat gasten binnenkomen.
Koel dranken enkele uren vooraf in koelboxen en richt een aparte dranktafel in. Zet herbruikbare glazen, borden, bestek en afvalbakken zichtbaar klaar, zodat het buffet niet vastloopt.
Laat de definitieve gastenlijst uiterlijk 2 dagen vooraf sluiten. Gebruik die lijst om hapjes, dieetwensen, stoelen en de hoeveelheid servies te controleren voordat je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een karaokeavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw. Trek extra tijd uit als je een projector, audiomixer, meerdere speakers of veel verlichting aansluit.
Wanneer moet ik de songlijst voor een karaokeavond maken?: Verzamel songkeuzes vanaf het moment dat de aanmeldingen binnenkomen en maak de definitieve lijst uiterlijk 2 dagen vooraf. Druk op de dag zelf meerdere exemplaren af.
Hoe test ik de techniek voor een karaokeavond?: Test uiterlijk 1 dag vooraf het karaokesysteem met laptop, projector, speakers, microfoons en audiomixer. Controleer daarna nog één keer de aansluitingen en laad alle apparatuur volledig op.
Wanneer moet ik drank en hapjes voor een karaokeavond regelen?: Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en koel de dranken enkele uren voor de start. Bereid hapjes zo veel mogelijk eerder op de dag, zodat je tijdens de opbouw alleen nog hoeft te serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.