Karaokeavond organiseren: complete checklist

Een karaokeavond staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je locatie, apparatuur en gasten vast, daarna werk je het programma en de catering uit. Reserveer techniek op tijd en test scherm, speakers en microfoons voordat de eerste gast binnenkomt. Verzamel dieetwensen en voorkeursnummers vooraf, zodat je op de avond zelf niet hoeft te improviseren. Deze checklist loopt van de eerste reserveringen tot de ontvangst en de laatste opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Karaokeapparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Karaokelijst samenstellen
2 personen
Presentator aanwijzen
Catering bestellen
Laatste gastenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie en sleutel controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Karaokeapparatuur opbouwen
3 personen
Scherm en laptop aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Geluidsniveau instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Deelnemerslijst en nummers klaarleggen
2 personen

Event

Welkomstbalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Karaokeprogramma presenteren
Zangers en nummers registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Microfoons wisselen en ontsmetten
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Karaokeapparatuur afbreken
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Garderoberek

Apparatuur

Karaokelaptop
Karaokescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 10
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Pannenlappenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
LED-theelichthoudersaantal 20
Welkomstbord
Nummerkaartjesaantal 80
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
LED-spotsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en karaokeapparatuur minstens 4 weken vooraf. Controleer meteen of er voldoende stroompunten zijn voor laptop, scherm, speakers, mengpaneel en verlichting.
Stuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken voor de karaokeavond en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor catering, tafelschikking en de deelnemerslijst.
Maak uiterlijk 5 dagen vooraf een karaokelijst en tijdschema. Plan per optreden ongeveer 4 tot 5 minuten en wijs één presentator aan die de volgende zanger alvast klaarzet.
Test de volledige geluidsketen op de locatie, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor aanvang. Sluit laptop, scherm, HDMI-kabels, mengpaneel en speakers aan, test beide microfoons en leg reservebatterijen klaar.
Zet kabels vóór de ontvangst vast met kabelmatten en houd verlengkabels en stekkerdozen buiten looproutes. Koel dranken minstens 4 uur vooraf en richt buffet, dranktafel en aanmeldtafel zo in dat gasten elkaar niet kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, karaokeapparatuur en uitnodigingen. Leg het programma en de karaokelijst uiterlijk 5 dagen vooraf vast en controleer de definitieve gastenlijst 7 dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om karaokeapparatuur op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het opbouwen en testen van laptop, scherm, speakers, mengpaneel en microfoons. Houd daarnaast 30 minuten over voor geluidsniveau, kabels en een laatste nummer-test zonder gasten.
Hoeveel karaokenummers heb ik nodig voor een avond?: Reken met ongeveer 4 tot 5 minuten per optreden. Voor 3 uur karaoke heb je daarom circa 36 tot 45 nummers nodig; plan extra nummers als gasten vaak samen zingen of nummers overslaan.
Wanneer moet ik hapjes en drankjes voor een karaokeavond regelen?: Bestel catering en verzamel dieetwensen uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf. Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen voor de avond, koel dranken minstens 4 uur vooraf en bereid bederfelijke hapjes op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.