Kanowedstrijd organiseren: checklist en planning

Een kanowedstrijd organiseren vraagt meer dan kano’s reserveren en een starttijd bepalen. Je regelt tegelijk de vergunning, het parcours, de veiligheid, de deelnemersadministratie en de vrijwilligers op het water. Begin met de locatie, het wedstrijdformat en het veiligheidsplan; daarna kun je inschrijvingen, materiaal en startindeling op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Parcours uitzetten op plattegrond
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Deelnemerslimiet vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Startindeling maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Reservering kano's bevestigen
Reservering reddingsboot bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemersbrief versturen
Wedstrijdnummers afdrukken
Scoreformulieren afdrukken
Medische contactgegevens verzamelen
Kano's en peddels controleren
3 personen
Reddingsmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Kano's naar locatie vervoeren
4 personen
Reddingsboot te water laten
3 personen
Parcoursboeien plaatsen
4 personen
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
Registratietent opbouwen
3 personen
Cateringtent opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Veiligheidsbriefing houden
4 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Kano's aan deelnemers toewijzen
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Eerste manche starten
2 personen
Tijden registreren
3 personen
Parcours bewaken
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede manche starten
2 personen
Tweede manche begeleiden
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finalisten naar start begeleiden
3 personen
Finale starten
2 personen
Finale begeleiden
4 personen
Einduitslag vastleggen
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen

Nazorg

Kano's uit het water halen
4 personen
Reddingsboot uit het water halen
3 personen
Parcoursboeien verwijderen
4 personen
Materialen sorteren
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde kano's retourneren
3 personen
Reddingsmateriaal retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Jurytafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdkano'saantal 12
Reservekano'saantal 2
Peddelsaantal 16
Reservepeddelsaantal 4
Zwemvestenaantal 30
Helmenaantal 20
Parcoursboeienaantal 24
Boeilijnenaantal 12
Ankersaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Peddelhakenaantal 4
Waterdichte tonnenaantal 8
Reddingsboot
Reservebrandstofkan

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Laptopsaantal 2
Printer
Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startnummersaantal 40
Pijlbordenaantal 10
Informatiebordenaantal 6
Podiumlint

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Prijzentrofeeënaantal 3
Medaillesaantal 12
Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslimiet vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Het aantal deelnemers bepaalt hoeveel wedstrijdkano’s, reservekano’s, zwemvesten, peddels en startplaatsen je nodig hebt.
Zet het parcours niet alleen op papier uit: controleer de boeilijnen, ankers, start- en finishlijn op locatie. Plan minimaal één volledige controle vóór de wedstrijddag, zodat obstakels en onduidelijke vaarlijnen tijdig worden aangepast.
Regel veiligheid parallel aan de vergunning. Verzamel medische contactgegevens, plan de reddingsboot en controleer reddingsboeien, werplijnen, fluitjes en waterdichte tonnen voordat de eerste deelnemers arriveren.
Maak de startindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de deelnemerslijst is bijgewerkt. Druk daarna wedstrijdnummers en scoreformulieren af, zodat jury en startteam met dezelfde gegevens werken.
Plan de logistiek van de wedstrijddag per uur: aankomst van kano’s, opbouw van jurytafel en geluidsinstallatie, briefing, start en opruimen. Controleer de weersverwachting opnieuw en verstuur de deelnemersbrief uiterlijk enkele dagen vooraf met startinformatie en veiligheidsafspraken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kanowedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en het wedstrijdformat. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemerslijst, vrijwilligers, materiaalcontrole en deelnemersbrief.
Welke veiligheidsmiddelen heb ik nodig voor een kanowedstrijd?: Reken per deelnemer op een passend zwemvest en organiseer daarnaast reddingsboeien, werplijnen, fluitjes en een reddingsboot. Controleer al het reddingsmateriaal minimaal 1 keer vóór de start en opnieuw op de wedstrijddag.
Wanneer maak ik de startindeling van een kanowedstrijd?: Maak de startindeling nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemerslijst is gecontroleerd. Plan dit uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd, zodat nummers, scoreformulieren en de deelnemersbrief nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kanowedstrijd?: Verdeel minimaal 4 rollen: start, finish, jury en veiligheid op het water. Bij meerdere heats of een lang parcours zijn extra vrijwilligers nodig; plan hen uiterlijk 1 week vooraf per taak en tijdsblok in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.