Kanowedstrijd organiseren: checklist en planning

Een kanowedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours uitzetten en deelnemers laten starten. Je moet de locatie, vergunningen en waterbeheerder tijdig regelen, terwijl veiligheid, materiaal en vrijwilligers op elkaar aansluiten. Deze checklist volgt de logische volgorde van voorbereiding tot wedstrijddag. Zo zie je wanneer je inschrijvingen opent, startgroepen indeelt, deelnemers informeert en controleert of canoes, peddels, zwemvesten en EHBO-materiaal klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Waterbeheerder informeren
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Parcours en start bepalen
3 personen
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Catering reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startnummers printen
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Wedstrijdmateriaal controleren
3 personen
Canoes controleren
3 personen
EHBO-materiaal controleren
Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Start- en finishlijn plaatsen
4 personen
Veiligheidsboten te water laten
4 personen
Communicatiemiddelen testen
2 personen
Briefing wedstrijdteam houden
8 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Canoes en zwemvesten uitgeven
4 personen
Startgroepen naar de start brengen
3 personen
Kanoraces begeleiden
8 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Veiligheid op het water bewaken
6 personen
Deelnemers bij finish opvangen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en maaltijden serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking houden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Parcoursmateriaal uit het water halen
5 personen
Canoes en veiligheidsboten stallen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen reinigen
3 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Podiumdelenaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdcanoesaantal 12
Peddelsaantal 24
Zwemvestenaantal 30
Reservepeddelsaantal 6
Wedstrijdboeienaantal 20
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 2
Startnummersaantal 120
Stopwatchesaantal 6
Meetlint
Markeerlintaantal 4
Startblokkenaantal 6
Pionnenaantal 20

Veiligheid

Reddingsbootaantal 2
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Waterdichte zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 12
Hesjesaantal 20
Nooddekensaantal 10
Afzethekkenaantal 12
EHBO-handschoenenaantal 2
Reddingsvestenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakeraantal 2
Kabelhaspelsaantal 2
Waterdichte opbergboxenaantal 8
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Waterbestendige stiftenaantal 12
Reservebatterijenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudcontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prijsbekersaantal 6
Medaillesaantal 30
Certificatenaantal 120

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemaantal 3
Vloertrekkeraantal 2
Handveger en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 8

Tips

Regel locatie, vergunning en contact met de waterbeheerder ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Neem in het veiligheidsplan ook de reddingsboot, reddingsboeien, werplijnen en portofoons op.
Open de inschrijving pas nadat parcours, start en wedstrijdreglement duidelijk zijn. Sluit de inschrijving op een vaste datum, zodat je daarna deelnemers, dieetwensen en startgroepen kunt verwerken.
Controleer wedstrijdcanoes, peddels, zwemvesten en reservepeddels niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bruikbaarheid. Leg start- en finishvlaggen, boeien, startnummers, stopwatches en markeerlint apart per onderdeel klaar.
Geef vrijwilligers een korte briefing vóór de eerste start. Spreek af wie de startgroepen verzamelt, wie tijden noteert, wie met de megafon communiceert en wie toezicht houdt op het water.
Controleer de weersverwachting opnieuw op de wedstrijddag en houd een alternatief besluitmoment aan. Koel dranken pas nadat de deelnemersaantallen bekend zijn en controleer vóór vertrek de EHBO-koffers, reddingsdekens en waterdichte zaklampen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een kanowedstrijd aanvragen?: Vraag de wedstrijdvergunning aan zodra de locatie en het parcours voorlopig vaststaan, bij voorkeur enkele maanden vóór de wedstrijddag. Informeer in dezelfde periode de waterbeheerder, omdat aanvullende voorwaarden of afstemming tijd kunnen kosten.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kanowedstrijd te organiseren?: Plan minimaal 8 tot 12 weken voor een kleine kanowedstrijd met één parcours. Gebruik die periode voor locatie, vergunning, verzekering, reglement, inschrijvingen, materiaal en vrijwilligers; reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen en controles.
Wanneer moet ik de startgroepen indelen?: Deel startgroepen in nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemers zijn bevestigd. Doe dat uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijd, zodat je startnummers en deelnemersinformatie nog op tijd kunt versturen.
Wat moet ik op de wedstrijddag controleren?: Controleer vóór de eerste start het parcours, de boeien, start- en finishvlaggen, stopwatches, portofoons en veiligheidsmiddelen. Loop daarnaast alle canoes, peddels, zwemvesten en EHBO-koffers na en wijs iedere vrijwilliger zijn taak toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.