Kanoclinic organiseren: checklist en planning

Een kanoclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen kano’s en peddels regelen. Je moet de waterlocatie en route controleren, deelnemers indelen en veiligheidsafspraken vooraf vastleggen. Regel noodcontacten, dieetwensen en materiaalbevestiging tijdig, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te registreren. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van reserveringen en uitnodigingen tot lunch, veiligheidszone en vertrek op het water.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Waterlocatie en route inspecteren
2 personen
Waterlocatie reserveren
Kanomateriaal reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers over groepen verdelen
2 personen
Veiligheids- en routeplan uitwerken
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Materiaalbevestiging controleren
Boodschappen bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Formulieren en routekaarten printen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaklampen en portofoons laden

Event

Kanomateriaal naar locatie brengen
4 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Veiligheidszone afzetten
3 personen
Kanomateriaal controleren
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Uitrusting uitgeven
4 personen
Basisvaardigheden oefenen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Reddingsvaardigheden oefenen
4 personen
Kanotocht begeleiden
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Afsluitende veiligheidsbriefing geven
2 personen
Uitrusting innemen
4 personen
Kanomateriaal afspoelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tent, tafels en stoelen afbreken
4 personen

Nazorg

Materiaal naar opslag vervoeren
4 personen
Servies en koelboxen afwassen
3 personen
Sportmateriaal reinigen en drogen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Gevonden spullen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelaantal 2

Sportmateriaal

Kano'saantal 12
Kano-peddelsaantal 24
Zwemvestenaantal 45
Waterhelmenaantal 25
Werplijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 2
Peddeldrijversaantal 6
Markeringsboeienaantal 8
Afzetlintaantal 2
Waterdichte tonnenaantal 6
Waterdichte telefoonhoezenaantal 6
Peddelsteunenaantal 4
Reservepeddelsaantal 4
Eerstehulpkofferaantal 2
Reddingsdekensaantal 10

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafoon
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8

Materialen

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 50
Routekaartenaantal 40
Toestemmingsformulierenaantal 45

Catering

Boodschappen

Tips

Inspecteer de waterlocatie en route voordat je reserveert. Controleer waar deelnemers veilig kunnen in- en uitstappen, waar de registratiebalie komt en of een veiligheidszone met afzetlint mogelijk is.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten vóór je de groepen indeelt. Stuur daarna één deelnemersbericht met route, aankomsttijd, kledingadvies en veiligheidsinformatie.
Bevestig het kanomateriaal enkele dagen vooraf en controleer op de dag zelf kano’s, zwemvesten, waterhelmen, werplijnen, reddingsboeien en reservepeddels. Leg waterdichte tonnen en telefoonhoezen klaar voordat iemand het water op gaat.
Plan de opbouw in vaste stappen: eerst partytent en tafels, daarna registratiebalie, veiligheidszone en kanomateriaal. Laad zaklampen en portofoons vooraf volledig op en test de communicatie vóór de start.
Bestel boodschappen op basis van het definitieve aantal deelnemers en koel dranken tijdig. Zet koffie, thee, water, hapjes en lunch zo klaar dat deelnemers na registratie niet door de materiaalzone hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kanoclinic organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de waterlocatie, route en reservering van kanomateriaal. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, groepen, dieetwensen en noodcontacten te verwerken.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie voor een kanoclinic versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de kanoclinic. Vermeld de route, aankomsttijd, groepsindeling, veiligheidsafspraken en wat deelnemers moeten meenemen; stuur bij een belangrijke weerswijziging een update op de dag ervoor.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kanoclinic op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor partytent, tafels, registratiebalie, veiligheidszone en materiaalcontrole. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor registratie en een korte veiligheidsuitleg voordat de eerste groep het water op gaat.
Wanneer controleer ik het weer voor een kanoclinic?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Let vooral op wind, onweer, temperatuur en watercondities; neem bij twijfel vóór vertrek een besluit over route, programma of uitstel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.