Zo organiseer je een kanoclinic

Begin niet met de lunch, maar met het water. Inspecteer eerst de locatie en route, reserveer daarna de kano’s en controleer welke veiligheidsmiddelen nodig zijn. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verdeel je deelnemers over groepen en verzamel je dieetwensen en noodcontacten. Werk vervolgens het veiligheids- en routeplan uit en stuur de praktische informatie. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, gecontroleerd materiaal en duidelijke afspraken vóór iedereen het water op gaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Waterlocatie en route inspecteren
2 personen
2
Waterlocatie reserveren
3
Kanomateriaal reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers over groepen verdelen
2 personen
8
Veiligheids- en routeplan uitwerken
2 personen
9
Noodcontacten verzamelen
10
Materiaalbevestiging controleren
11
Boodschappen bestellen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Formulieren en routekaarten printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Zaklampen en portofoons laden

Event

19
Kanomateriaal naar locatie brengen
4 personen
20
Partytent opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Registratiebalie inrichten
2 personen
23
Veiligheidszone afzetten
3 personen
24
Kanomateriaal controleren
3 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
28
Uitrusting uitgeven
4 personen
29
Basisvaardigheden oefenen
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Pauzehapjes serveren
3 personen
32
Reddingsvaardigheden oefenen
4 personen
33
Kanotocht begeleiden
4 personen
34
Buffet opbouwen
4 personen
35
Buffet serveren
4 personen
36
Avondverlichting inschakelen
2 personen
37
Afsluitende veiligheidsbriefing geven
2 personen
38
Uitrusting innemen
4 personen
39
Kanomateriaal afspoelen
3 personen
40
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
41
Tent, tafels en stoelen afbreken
4 personen

Nazorg

42
Materiaal naar opslag vervoeren
4 personen
43
Servies en koelboxen afwassen
3 personen
44
Sportmateriaal reinigen en drogen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Geleend materiaal retourneren
2 personen
47
Gevonden spullen registreren
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelaantal 2

Sportmateriaal

Kano'saantal 12
Kano-peddelsaantal 24
Zwemvestenaantal 45
Waterhelmenaantal 25
Werplijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 2
Peddeldrijversaantal 6
Markeringsboeienaantal 8
Afzetlintaantal 2
Waterdichte tonnenaantal 6
Waterdichte telefoonhoezenaantal 6
Peddelsteunenaantal 4
Reservepeddelsaantal 4
Eerstehulpkofferaantal 2
Reddingsdekensaantal 10

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafoon
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8

Materialen

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 50
Routekaartenaantal 40
Toestemmingsformulierenaantal 45

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie-inspectie vóór je reserveert. Controleer de instapplek, route, veiligheidszone en bereikbaarheid; een mooie route zonder veilige aan- en uitstap kost op de dag zelf veel tijd.
Sluit de inschrijving niet pas bij het boodschappen doen. Verwerk de aanmeldingen eerder, verzamel noodcontacten en dieetwensen en verdeel deelnemers vooraf over groepen, zodat de instructie niet ophoudt bij de registratiebalie.
Maak het veiligheidsplan zichtbaar en uitvoerbaar. Leg per groep de route, verzamelpunten en noodprocedure vast en zet de veiligheidszone af met afzetlint, markeringsboeien en reddingsmiddelen.
Controleer het materiaal vóór transport én bij aankomst. Tel kano’s, peddels, zwemvesten en helmen, laad portofoons en zaklampen en leg reservepeddels en waterdichte tonnen klaar voordat de deelnemers arriveren.
Regel eten en drinken met de overgang tussen water en lunch in gedachten. Koel dranken vooraf, zet koffie en thee klaar en plaats buffettafel, borden en bestek pas nadat de registratie- en materiaalzone vrij toegankelijk zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kanoclinic organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de waterlocatie en het kanomateriaal. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de clinic groepen, dieetwensen en noodcontacten kunt vastleggen.
Wat moet ik een week voor een kanoclinic controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de reserveringen, groepsindeling, veiligheids- en routeplan en deelnemersinformatie. Controleer ook of formulieren en routekaarten geprint zijn en of alle veiligheidsmaterialen beschikbaar zijn.
Wanneer controleer ik het weer voor een kanoclinic?: Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controle om deelnemers tijdig te informeren en te bepalen of route, kledingadvies of programma moet worden aangepast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie op te bouwen?: Reken op minstens 90 minuten vóór de eerste deelnemers arriveren. In die tijd bouw je de partytent op, plaats je tafels en stoelen, richt je registratie in, zet je de veiligheidszone af en controleer je het kanomateriaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.