Checklist voor een goed georganiseerde kampioenswedstrijd
Een kampioenswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en een scheidsrechter. Je moet de locatie, kleedkamers, wedstrijdmaterialen, vrijwilligers en catering op elkaar afstemmen. Begin met reserveringen en bevestigingen, werk daarna het programma en de deelnemerslijst uit en controleer in de laatste week alle spullen. Op de wedstrijddag zelf draait het vooral om een tijdige opening, een gecontroleerd veld en gekoelde dranken. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie bevestigen
Veld en kleedkamers reserveren
Scheidsrechter bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdprogramma maken
Programma publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen bestellen
Bekers en servies controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Medische benodigdheden controleren
Versiering voorbereiden
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdformulieren printen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
Veld controleren
3 personen
Veldmarkeringen bijwerken
2 personen
Tribune en terras opstellen
4 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Event
Teams ontvangen
3 personen
Toeschouwers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Wedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Rust- en publieksbegeleiding
2 personen
Uitslag registreren
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Feestelijke nazit begeleiden
4 personen
Cateringpunt afsluiten
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 6
- Partytentenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Wedstrijdballenaantal 4
- Reserveballenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Trainingshesjesaantal 24
- Veldmarkeerverfaantal 2
- Fluitjesaantal 3
- Scorebord
- Wedstrijdvlaggenaantal 4
- Medaillelintenaantal 25
- Kampioensbeker
Apparatuur
- Draagbare speakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare batterijenaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Decoratie
- Clubvlaggenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Teamspandoekenaantal 3
- Ballonnenpompaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerplankenaantal 8
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Toiletborstelsaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de locatie, het veld, de kleedkamers en de scheidsrechter uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer meteen of je tafels, stoelen, partytenten en afvalbakken op de locatie kwijt kunt.
- Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken voor de wedstrijd en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf. Vraag bij de aanmelding ook dieetwensen op, zodat je cateringhoeveelheden niet op de wedstrijddag hoeft te schatten.
- Maak het wedstrijdprogramma uiterlijk 1 week vooraf en publiceer het daarna direct. Print daarnaast wedstrijdformulieren en leg een reserve-exemplaar klaar voor wijzigingen of een ontbrekend formulier.
- Controleer sportmateriaal 3 dagen vooraf: wedstrijdballen, reserveballen, pionnen, trainingshesjes, fluitjes, scorebord en wedstrijdvlaggen. Werk veldmarkeringen bij als ze slecht zichtbaar zijn en leg medische benodigdheden apart klaar.
- Plan op de wedstrijddag minstens 2 uur voor de start voor het openen van de locatie, het gereedmaken van kleedkamers en veldcontrole. Koel dranken zodra de boodschappen zijn opgehaald en controleer vóór ontvangst van teams de speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een kampioenswedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, het veld, de kleedkamers en de scheidsrechter. Regel in de laatste 7 dagen de aanmeldingen, catering, vrijwilligers en publicatie van het programma.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een kampioenswedstrijd?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en tel daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Houd voor spelers, begeleiders en publiek een aparte schatting bij, omdat spelers vaak extra water nodig hebben.
- Wanneer controleer ik het sportmateriaal voor de wedstrijd?
- Doe een volledige controle 3 dagen vooraf en leg het materiaal uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd bij elkaar. Neem naast de wedstrijdballen ook reserveballen, pionnen, hesjes, fluitjes en een scorebord mee.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?
- Plan minimaal 2 uur vóór de aftrap voor het openen van de locatie, de kleedkamers, het veld en de ontvangsttafels. Reserveer extra tijd als veldmarkeringen moeten worden bijgewerkt of partytenten en lichtslingers worden geplaatst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!