Organiser un match de championnat sans rien oublier
Un match de championnat demande plus qu’un terrain et deux équipes. Il faut verrouiller le lieu, les vestiaires et l’arbitre, puis coordonner les inscriptions, le programme, les bénévoles et l’accueil du public. Le jour J, les oublis les plus fréquents concernent les formulaires de match, les ballons de rechange, le matériel médical, les boissons à refroidir et les marquages du terrain. Cette checklist regroupe les 50 tâches et les 47 fournitures à suivre dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu de la compétition
Réserver le terrain et les vestiaires
Confirmer l’arbitre
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme de la compétition
Publier le programme
Répartir les bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
Vérifier les gobelets et la vaisselle
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Vérifier le matériel médical
Préparer la décoration
3 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les formulaires de match
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Préparer les vestiaires
2 personnes
Vérifier le terrain
3 personnes
Mettre à jour les marquages du terrain
2 personnes
Installer les tribunes et la terrasse
4 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Événement
Accueillir les équipes
3 personnes
Accueillir les spectateurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner la compétition
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Gestion des temps de repos et du public
2 personnes
Enregistrer le résultat
Assurer la remise des prix
3 personnes
Animer le moment convivial de fin de fête
4 personnes
Fermer le point de restauration
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tables de bièreqté 6
- Tentes de réceptionqté 3
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Ballons de matchqté 4
- Ballons de rechangeqté 4
- Cônesqté 30
- Chasubles d’entraînementqté 24
- Peinture de marquage au solqté 2
- Siffletsqté 3
- Tableau des scores
- Drapeaux de matchqté 4
- Rubans de médailleqté 25
- Coupe du champion
Équipement
- Enceinte portableqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Piles rechargeablesqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 6
Décoration
- Drapeaux du clubqté 12
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Banderoles d’équipeqté 3
- Pompe à ballonsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 60
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 6
- Thermosqté 6
- Planches de serviceqté 8
- Ciseauxqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 8
- Bacs de rangementqté 12
Nettoyage
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balayette et pelleqté 3
- Brosses de toilettesqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants en caoutchoucqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Confirme le lieu, le terrain, les vestiaires et l’arbitre au moins 3 à 4 semaines avant le match. Sans ces confirmations, les invitations et les inscriptions risquent de partir sur de mauvaises informations.
- Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de traiter les participants, les besoins alimentaires et le programme avant sa publication.
- Prévois un responsable pour chaque zone le jour J : terrain, vestiaires, accueil, catering et sono. Une répartition faite 5 à 7 jours avant évite de chercher des bénévoles au dernier moment.
- Calcule le catering à partir du nombre confirmé de participants et de bénévoles, puis récupère les courses la veille. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et prépare les en-cas avant l’arrivée des équipes.
- Fais une vérification du terrain et du matériel sportif dans les 24 heures précédant le match. Contrôle notamment les ballons de match et de rechange, les sifflets, le tableau des scores, les cônes et les marquages au sol.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un match de championnat ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le terrain et les vestiaires, confirmer l’arbitre, lancer les invitations, traiter les inscriptions et commander le catering.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un match de championnat ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant la compétition, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Tu pourras ensuite établir et publier un programme fiable.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un match de championnat ?
- Prévois au minimum 5 responsables si le match comprend un accueil, des vestiaires, du catering, une gestion du terrain et une sonorisation. Ajoute des bénévoles selon le nombre d’équipes et de spectateurs.
- Que vérifier la veille d’un match de championnat ?
- Vérifie le terrain, les marquages, les ballons, le matériel médical, les formulaires de match et les équipements de secours. Récupère aussi les courses et refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture.
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