Checklist kamermuziekfestival organiseren

Een kamermuziekfestival vraagt om meer dan musici en een programma. Je legt eerst datum, repertoire, speeltijden en locaties vast en bouwt daarna de publieksontvangst eromheen. Vooral repetitietijden, capaciteit per speelruimte, dieetwensen en de overdracht tussen vrijwilligers lopen snel achter. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je wanneer regelt, van contracten en reserveringen tot programmaboekjes, gekoelde dranken en een contactlijst voor de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Musici contracteren
2 personen
Repertoire en speeltijden vastleggen
2 personen
Repetitietijden afstemmen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Locatie reserveren
Publiekscapaciteit controleren
Speelruimtes indelen
2 personen
Garderobeplek bepalen
Entree en kassa inrichten
2 personen
Cateringafspraken maken
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online publiceren
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes drukken
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Taakverdeling bevestigen
Contactlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetproducten apart zetten
Muziekmateriaal verzamelen
2 personen
Instrumenten veilig transporteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Instrumenten uitladen
3 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Lessenaarsverlichting plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entree versieren
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Programma's klaarleggen
Kassa voorbereiden
2 personen
Betaalapparaat testen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Repetitie begeleiden
2 personen
Programmawijzigingen verwerken

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Programma's uitdelen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Concertonderdelen aankondigen
Artiesten aankondigen
Pauze begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Publieksvragen beantwoorden
Tijdschema bewaken
Artiesten begeleiden
2 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
3 personen
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Garderobe afbreken
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Concertstoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Dessertbordenaantal 90
Gebaksbestekaantal 90
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 18
Lessenaarslampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Compacte speakersaantal 2
Muziekinstrumenten
Instrumentkarrenaantal 2
Batterijenaantal 24

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Menustandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 20
Garderobenummersaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, repertoire en speeltijden vast voordat je musici contracteert. Plan daarna de repetities per speelruimte, zodat lessenaars, instrumenten en instrumentkarren op tijd op de juiste plek staan.
Controleer de publiekscapaciteit per concertzaal en bepaal vooraf waar entree, kassa, garderobe en wachtrij komen. Zet concertstoelen niet pas op de festivaldag neer: zo houd je ruimte over voor looproutes en muzieklessenaars.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het festival. Vermeld daarin aanvangstijden, speelruimtes, entree-informatie en praktische details; verwerk dieetwensen eerder, zodra de reserveringen binnenkomen.
Plan vrijwilligers per blok van 2 tot 3 uur en geef iedereen een duidelijke taak. Druk één actuele contactlijst af voor entree, catering, artiestenbegeleiding en technische vragen.
Koel dranken enkele uren vóór de ontvangst en tel glazen per publieksmoment. Voor een pauze met koffie, thee en wijn zijn waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en serveerschalen nodig; regel ook tafelkleden, menustandaards en verlichting vóór de eerste bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kamermuziekfestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met de festivaldatum, locatie en musici. Leg programma, repertoire en speeltijden bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf vast, zodat repetities, publicatie en reserveringen tijdig kunnen starten.
Wanneer moet ik musici contracteren voor een kamermuziekfestival?: Contracteer musici uiterlijk 3 tot 4 maanden voor het festival, nadat datum en speelruimtes beschikbaar zijn. Verzamel direct daarna hun artiesteninformatie en leg repetitietijden schriftelijk vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kamermuziekfestival?: Reserveer minimaal 4 uur voor opbouw en controle. Zet stoelen, lessenaars, lampen, microfoons, speakers, entree, garderobe en catering klaar vóór de eerste repetitie; plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een laatste controle.
Wanneer stuur ik bezoekersinformatie en programmaboekjes?: Stuur bezoekersinformatie 3 tot 5 dagen voor het festival. Laat programmaboekjes uiterlijk 1 week vooraf drukken, zodat je tijd hebt om aantallen, speeltijden en eventuele wijzigingen te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.