LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Kammermusikfestival organisieren: die Checkliste

Ein Kammermusikfestival braucht früh abgestimmte Musiker, ein belastbares Programm und einen Spielort, der für Publikum und Instrumente funktioniert. Kläre zuerst Termine, Repertoire, Spielzeiten und Proben, bevor du Einladungen oder Programmhefte verschickst. Danach folgen Sitzplätze, Garderobe, Kasse, Catering und Besucherinformationen. Plane außerdem Technik, Notenpulte, Beleuchtung und Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musiker engagieren

    2 Personen

  • Repertoire und Spielzeiten festlegen

    2 Personen

  • Probezeiten abstimmen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Location reservieren

  • Publikumskapazität prüfen

  • Spielflächen einteilen

    2 Personen

  • Garderobenplatz festlegen

  • Eingang und Kasse einrichten

    2 Personen

  • Catering-Vereinbarungen treffen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Festival online veröffentlichen

  • Programmheft gestalten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherinformationen versenden

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Aufgabenverteilung bestätigen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätprodukte separat beiseitestellen

  • Musikmaterial sammeln

    2 Personen

  • Instrumente sicher transportieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    2 Personen

  • Instrumente ausladen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Pultbeleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Eingang dekorieren

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Bezahlterminal testen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Probe begleiten

    2 Personen

  • Programmänderungen einarbeiten

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Garderobe annehmen

    2 Personen

  • Programme ausgeben

  • Publikum in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Programmpunkte des Konzerts ankündigen

  • Künstler ankündigen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Publikumsfragen beantworten

  • Zeitplan überwachen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Musikpulte wegräumen

    2 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Garderobe abbauen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Schlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KonzertstühleAnz. 90
  • KlappischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 90
  • KuchenbesteckAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 18
  • PultlampenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Kompakte LautsprecherAnz. 2
  • Musikinstrumente
  • InstrumentenwagenAnz. 2
  • BatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • MenükartenständerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 20
  • GarderobennummernAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Spielzeiten fest, bevor du Musikerinformationen sammelst. So kannst du Besetzungen, Pausen und Proben realistisch abstimmen und vermeidest spätere Änderungen im Programmheft.
  • Prüfe die Publikumskapazität zusammen mit der Sitzordnung. Konzertstühle, Notenpulte und Spielflächen brauchen mehr Platz als eine reine Reihenbestuhlung; miss den Aufbau vor der Reservierung aus.
  • Richte Eingang und Kasse so ein, dass Anmeldungen schnell geprüft werden können. Drucke die Kontaktliste aus und teile den Helfern vorab feste Aufgaben für Einlass, Garderobe und Besucherfragen zu.
  • Teste mindestens einen Tag vor dem Festival Mikrofone, kompakte Lautsprecher, Pultlampen und Verlängerungskabel. Lege passende Batterien bereit und prüfe, ob jedes Instrument sicher zur Spielfläche gelangt.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestätige Catering-Reservierungen spätestens eine Woche vorher. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; plane außerdem Wasser in Wassergläsern für die Musiker ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kammermusikfestival organisieren?
Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher. Musiker, Repertoire und Spielort müssen zuerst feststehen; Einladungen und die Online-Veröffentlichung können danach folgen.
Wie viel Zeit sollte man für Proben bei einem Kammermusikfestival einplanen?
Plane pro Ensemble mindestens eine gemeinsame Probe von zwei bis drei Stunden ein. Bei mehreren Programmpunkten solltest du zusätzlich Zeit für Aufbau, Stimmen und kurze Umbauten zwischen den Auftritten reservieren.
Wann sollte man Einladungen und Besucherinformationen verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Festival. Die konkreten Besucherinformationen mit Beginn, Einlass, Anfahrt und Programm sollten spätestens sieben Tage vorher versendet werden.
Wie viele Helfer braucht ein kleines Kammermusikfestival?
Für ein kleines Festival mit einer Spielstätte solltest du mindestens vier Helfer einplanen: zwei für Einlass und Kasse, eine Person für Garderobe und eine für Musiker- und Technikfragen. Bei parallelen Konzerten brauchst du je Spielort zusätzlich zwei bis drei Personen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!