Checklist voor een kamermuziekconcert organiseren

Een kamermuziekconcert vraagt om meer dan musici en een zaal. Je legt eerst datum, programma, begroting en contracten vast en werkt daarna toe naar kaartverkoop, publieksinformatie en de uitvoering. Let vooral op zaken die vaak te laat komen: repetitieruimte, rechten, technische controle, dieetwensen en toegang tot de locatie. Deze checklist bevat 62 taken en 47 spullen, zodat je de voorbereiding stap voor stap kunt afwerken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum en programma vastleggen
2 personen
Musici contracteren
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Repetitieruimte reserveren
Vergunningen en rechten controleren
Begroting en ticketprijs bepalen
2 personen
Ticketregistratie openen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en zaalindeling maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
Catering inkopen plannen
Musici informeren over aanvang
Programmaboekjes voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voor musici maken
Bezoekerslijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Aanwezigheid team bevestigen
Sleutels en toegang regelen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en foyerruimte inspecteren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Decoratie aanbrengen
2 personen
Instrumenten ontvangen
2 personen
Instrumenten veilig opstellen
3 personen
Muzieklessenaars verlichten
Geluidsniveau controleren
2 personen
Programma met musici doornemen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
Kaartcontrole voorbereiden
2 personen
Musici laten inspelen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Concert aankondigen
Concert begeleiden
2 personen
Pauze catering serveren
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Gebaksbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 8
Lesenaarslampjesaantal 8
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Actieve luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Timer

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Kannenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Plan de repetitieruimte zodra de musici zijn gecontracteerd. Reserveer niet alleen de concertzaal, maar controleer ook of de ruimte groot genoeg is voor de bezetting en muzieklessenaars.
Open de ticketregistratie pas nadat zaalindeling, capaciteit en ticketprijs zijn vastgesteld. Houd daarna wekelijks de aanmeldingen bij en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het concert.
Controleer de techniek minstens één keer vóór de concertdag. Test microfoons, mengpaneel, actieve luidsprekers, lesenaarslampjes, verlengkabels en stekkerdozen in de zaal waar ze gebruikt worden.
Bereid programmaboekjes, naamkaartjes en de bezoekerslijst niet op het laatste moment voor. Druk de boekjes af zodra het programma definitief is en leg een actuele lijst klaar voor ontvangst en aanwezigheid.
Maak voor de catering een aparte controle op servies en keukenmateriaal. Denk naast eten en drinken aan waterglazen, wijnglazen, koffie- en theemateriaal, serveerschalen, tangen en voldoende dienbladen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kamermuziekconcert organiseren?: Leg datum, programma, locatie en musici bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de ticketregistratie zodra begroting, zaalcapaciteit en ticketprijs zijn gecontroleerd.
Wat moet ik technisch regelen voor een kamermuziekconcert?: Controleer minimaal 1 week vooraf of microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, actieve luidsprekers en lesenaarslampjes beschikbaar zijn. Test alle kabels en stekkerdozen nogmaals bij het openen van de locatie.
Wanneer moet ik programmaboekjes laten drukken?: Laat de programmaboekjes drukken zodra programma en zaalindeling definitief zijn, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het concert. Maak voor de musici daarnaast vooraf naamkaartjes en informeer hen over de aanvangstijd.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kamermuziekconcert?: Stem het aantal stoelen af op de zaalcapaciteit en de bevestigde aanmeldingen. Controleer de bezoekerslijst 1 tot 2 dagen vooraf en houd rekening met ruimte voor podiumdelen, musici, looproutes en eventuele catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.