Checklist pour organiser un concert de musique de chambre
Un concert de musique de chambre demande une coordination précise entre les musiciens, la salle et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, le programme et le budget, puis réservez rapidement le lieu et la salle de répétition. La billetterie, les invitations et les besoins alimentaires doivent être suivis jusqu’au jour J. Cette checklist rassemble 62 tâches et 47 fournitures pour avancer dans le bon ordre, du premier accord au rangement final.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
Recruter des musiciens
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver la salle de répétition
Vérifier les permis et les droits
Définir le budget et le prix du billet
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des billets
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le concert en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme et l’agencement de la salle
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
Planifier les achats de catering
Informer les musiciens de l’heure de début
Préparer les livrets du programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour les musiciens
Vérifier la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Confirmer la présence de l’équipe
Organiser les clés et l’accès
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager la zone de scène
3 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Recevoir les instruments
2 personnes
Installer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Éclairer les pupitres de musique
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Revoir le programme avec les musiciens
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les livrets de programme
Préparer le contrôle des billets
2 personnes
Faire accorder les musiciens
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Annoncer le concert
Encadrer le concert
2 personnes
Servir le catering de la pause
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tables pliantesqté 6
- Éléments de podiumqté 6
- Tables de logeqté 2
- Chaises des vestiairesqté 8
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Plateauxqté 50
- Assiettes à gâteauqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 8
- Lampes de pupitreqté 8
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Table de mixage
- Haut-parleurs actifsqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Minuterie
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateauxqté 6
Décoration
- Compositions floralesqté 6
- Nappesqté 6
- Badges nominatifsqté 8
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 2
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Catering
- Courses
- Pains de glaceqté 12
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 3
- Carafesqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
Conseils
- Bloquez la salle de répétition en même temps que le lieu du concert : une répétition générale dans les mêmes conditions permet de vérifier l’acoustique, les pupitres, l’éclairage et la disposition des chaises.
- Ouvrez la billetterie dès que la date, le programme et le prix sont confirmés. Prévoyez un suivi hebdomadaire des inscriptions, puis une vérification finale de la liste des participants la veille.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, et non quelques jours avant le concert. Pour le catering, comptez séparément les musiciens, l’équipe et le public attendu afin de ne pas manquer de verres, de tasses ou de portions.
- Testez la sonorisation au moins 2 heures avant l’arrivée du public : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être installés et essayés ensemble.
- Préparez les livrets du programme, les badges des musiciens et l’accès aux loges avant l’ouverture du lieu. Gardez les clés, les contacts de l’équipe et l’horaire de début des musiciens au même endroit.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique de chambre ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec plusieurs musiciens, une billetterie et un catering. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, d’obtenir les autorisations éventuelles et de relancer les invités.
- Quand réserver la salle de concert et la salle de répétition ?
- Réservez-les idéalement 8 à 12 semaines avant la date. La salle de répétition doit être confirmée dès que le programme et les disponibilités des musiciens sont connus.
- Quand envoyer les invitations pour un concert de musique de chambre ?
- Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le concert, avec le programme, l’horaire et le lien d’inscription. Faites une relance 7 à 10 jours avant, puis clôturez la liste la veille.
- Combien de temps prévoir le jour du concert ?
- Ouvrez le lieu au moins 3 heures avant le début pour installer les chaises, les pupitres, l’éclairage et la sonorisation. Prévoyez encore 30 minutes avant l’ouverture des portes pour l’accueil et le contrôle des inscriptions.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !