Checklist voor een kaasboerderij open dag organiseren
Een kaasboerderij open dag vraagt om meer voorbereiding dan alleen kaas klaarzetten. Je plant bezoekersstromen rond rondleidingen, richt een veilige ontvangst in en zorgt dat erf, stal en parkeerroute op tijd klaar zijn. Werk terug vanaf de publieksopening: leg eerst datum, programma en aanmeldingen vast, regel daarna leveranciers en vrijwilligers en doe de terreincontrole pas in de laatste dagen. Deze checklist helpt je om de voorbereiding stap voor stap uit te voeren, zonder de praktische details van de dag te vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen voor kaas bestellen
Koffiezetapparaten reserveren
Afvalinzameling afspreken
Rondleidingstijden vastleggen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Route en parkeerinformatie sturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kaasvoorraad controleren
2 personen
Kaasproeverij voorbereiden
3 personen
Stal en erf schoonmaken
3 personen
Rondleidingsroute controleren
2 personen
Kleding en naamkaartjes klaarleggen
Terrein maaien en obstakels verwijderen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Parkeerroute markeren
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Kaasstand inrichten
3 personen
Proefplanken vullen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren en aanvullen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Kaasproeverij serveren
3 personen
Kaas en producten verkopen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Kaas en etenswaren koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein en stal schoonmaken
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen tellen en opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Ontvangstbalie
- Krukkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 180
- Dessertbordenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 120
- Drinkglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 80
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Kaasmesjesaantal 24
Keuken
- Proefplankenaantal 24
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 18
- Serveertangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
Apparatuur
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Krijtbordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Buitenlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg rondleidingstijden vroeg vast en vermeld per tijdstip hoeveel bezoekers meekunnen. Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk een week vooraf mee met de bevestiging.
- Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen. Houd voor de kaasproeverij aparte serveerschalen en messen beschikbaar, zodat je niet op de ochtend zelf hoeft te improviseren.
- Plan de opbouw in tijdsblokken: tenten en tafels eerst, daarna stroom, verlichting, informatieborden en de ontvangstbalie. Test verlengkabels, stekkerdozen, kassa’s en pinapparaten vóór de eerste bezoekers arriveren.
- Maak het vrijwilligersrooster met minimaal één persoon voor ontvangst, één voor de proeverij en één voor de rondleidingen per gelijktijdig programmaonderdeel. Geef iedereen vooraf een naamkaartje en duidelijke starttijd.
- Controleer het erf, de stal en de rondleidingsroute uiterlijk de dag ervoor. Maai overhangend gras, verwijder obstakels, markeer de parkeerroute en zet bij regen partytenten en koelvoorzieningen klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kaasboerderij open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Regel leveranciers, koffiezetapparaten, afvalinzameling en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de open dag.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een kaasboerderij open dag?
- Leg tijdsloten van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten vast en laat 10 tot 15 minuten tussen twee groepen voor wisselen. Vermeld de rondleidingstijden vooraf en houd bij de ontvangstbalie een actuele aanmeldlijst bij.
- Wat moet ik een week voor een kaasboerderij open dag controleren?
- Controleer dan de kaasvoorraad, aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersbezetting, parkeerroute en weersverwachting. Bestel ontbrekende kaas en boodschappen uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
- Wanneer moet het terrein klaar zijn voor de open dag?
- Zorg dat stal, erf en rondleidingsroute de dag ervoor schoon en obstakelvrij zijn. Bouw tenten, tafels en stoelen bij voorkeur de avond ervoor op en test stroom, verlichting en betaalapparatuur vóór de opening.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!