Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la fromagerie

Une journée portes ouvertes à la fromagerie demande plus qu’une dégustation bien préparée. Il faut coordonner les inscriptions, les horaires de visite, l’accueil, le stationnement et la circulation entre les espaces. Prévoyez aussi le matériel de service, le froid pour les fromages et une équipe clairement répartie. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tentes, des tables et de la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les livraisons pour le fromage
Réserver les cafetières
Organiser la collecte des déchets
Fixer les horaires de visite
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer l’itinéraire et les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le stock de fromage
2 personnes
Préparer la dégustation de fromages
3 personnes
Nettoyer l'étable et la cour
3 personnes
Vérifier l’itinéraire de visite
2 personnes
Préparer les vêtements et les badges nominatifs
Tondre le terrain et enlever les obstacles
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le stand de fromage
3 personnes
Remplir les plateaux de dégustation
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Servir la dégustation de fromage
3 personnes
Vendre le fromage et les produits
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Réfrigérer le fromage et les denrées
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le terrain et l’écurie
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Couteaux à fromageqté 24

Cuisine

Plateaux de dégustationqté 24
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date, le programme et les horaires de visite assez tôt, puis envoyez un itinéraire précis avec les indications de stationnement. Une relance 7 jours avant permet de limiter les absences et les arrivées groupées.
Traitez les inscriptions avant de fixer les créneaux de visite. Demandez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant afin d’adapter la dégustation et les achats.
Vérifiez le stock de fromage et les livraisons 3 à 5 jours avant l’ouverture. Prévoyez un espace réfrigéré de réserve, car les plateaux de dégustation ne doivent pas rester longtemps à température ambiante.
Répartissez les bénévoles par créneau et par poste : accueil, visites, dégustation, parking et rangement. Communiquez le planning au moins 48 heures avant, avec les badges et les vêtements prévus.
Faites le tour du site la veille : étable et cour propres, obstacles retirés, itinéraire balisé, éclairage branché et tentes solidement installées. Testez aussi les rallonges, multiprises et terminaux de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la fromagerie ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de publier le programme, gérer les inscriptions, réserver les cafetières, commander les livraisons et établir le planning des bénévoles.
Quand faut-il préparer la dégustation de fromages ?: Préparez le matériel et les plateaux le jour même, environ 1 à 2 heures avant l’ouverture. Sortez les fromages selon leur besoin de température, mais gardez les réserves au frais jusqu’au service.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes à la fromagerie ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 pour le parking ou l’orientation, 1 accompagnateur par visite et 2 personnes pour la dégustation. Pour plusieurs créneaux simultanés, ajoutez au moins 2 bénévoles par groupe supplémentaire.
Quand installer les tentes, les tables et la signalétique ?: Installez les tentes et le mobilier la veille si la météo et la sécurité le permettent. Placez les panneaux d’information, le balisage du parking et le comptoir d’accueil au plus tard 2 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.