Zo organiseer je een geslaagde kaartmiddag

Een kaartmiddag organiseren begint niet met de versiering, maar met de speelopzet en het aantal deelnemers. Reserveer eerst de locatie, tafels en stoelen en bepaal hoeveel spelers per tafel passen. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen. In de laatste week controleer je de kaartspellen, scoreblokken en andere spelmaterialen. Op de dag zelf richt je de tafels in, zet je de inschrijving klaar en begeleid je deelnemers naar hun speltafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Kaartspellen controleren
9
Spelindeling maken
10
Prijzen klaarleggen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Versiering verzamelen
13
Aanwezigheidslijst printen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Tafels dekken
2 personen
19
Kaarttafels inrichten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Inschrijving klaarzetten

Event

23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Speltafels begeleiden
3 personen
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Tussenstand noteren
29
Avondmaaltijd serveren
3 personen
30
Finaleronde begeleiden
3 personen
31
Winnaars bekendmaken
32
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

33
Kaarten en spellen verzamelen
2 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Zaal schoonmaken
3 personen
37
Meubilair terugplaatsen
3 personen
38
Versiering verwijderen
2 personen
39
Materialen retourneren
40
Overgebleven spullen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Bijzettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8

Spelmateriaal

Speelkaartenaantal 12
Scoreblokkenaantal 12
Pennenaantal 36
Fichesaantal 300
Speelkaartenhoudersaantal 12
Eierwekkersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Glazenaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Servetstandaardsaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Taartscheppenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 36
Ballonnenaantal 30
Lintenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de spelindeling uiterlijk één dag vooraf. Houd rekening met het aantal aanmeldingen en leg per tafel speelkaarten, scoreblokken, pennen en eventuele fiches klaar.
Controleer het kaartmateriaal minstens een week vooraf. Tel per spel de kaarten na en leg reservepennen, extra scoreblokken en speelkaartenhouders apart; ontbrekende spullen vallen anders pas tijdens de eerste ronde op.
Plan de koffie- en theeservice rond de speelrondes. Zet thermoskannen, kopjes, glazen en waterkannen klaar voordat de deelnemers binnenkomen, zodat je niet tijdens de uitleg hoeft te zoeken.
Richt de inschrijving bij de ingang in met de aanwezigheidslijst en naamkaartjes. Zet een welkomstbord neer en wijs deelnemers direct hun tafel aan; dat voorkomt opstopping in de eerste 10 minuten.
Koel dranken en bereid hapjes op tijd voor, maar dek de tafels pas nadat de kaarttafels staan. Zo blijven speelkaarten, scoreblokken en stoelen droog en houd je genoeg werkruimte over.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb je nodig voor een kaartmiddag?: Tel het aantal deelnemers en deel dat door het gewenste aantal spelers per tafel. Rond naar boven af en reserveer daarnaast minstens één bijzettafel voor koffie, thee, hapjes en spelmateriaal.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kaartmiddag versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de kaartmiddag, zodat je de spelindeling en boodschappen kunt afronden.
Wat moet je klaarleggen voor een kaartmiddag?: Leg per tafel speelkaarten, scoreblokken en pennen klaar; voeg fiches, kaartkaarthouders of eierwekkers toe als het spel dat vraagt. Voor de ontvangst heb je daarnaast een aanwezigheidslijst, naamkaartjes en een inschrijfplek nodig.
Hoe lang duurt het opbouwen van een kaartmiddag?: Reken voor een kleine kaartmiddag op 1,5 tot 2 uur opbouw. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de kaarttafels in en sluit af met koffie, thee, drank, hapjes en versiering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.