Kaarsenworkshop organiseren: checklist en planning

Een kaarsenworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen wax en lonten klaarzetten. Je regelt eerst de ruimte en het aantal deelnemers, daarna de voorraad, werkplekken en veiligheidsmaatregelen. Reken per deelnemer op een eigen werkplek en controleer vooraf of alle smeltstations veilig en bereikbaar zijn. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt, zodat je op de dag zelf vooral deelnemers kunt ontvangen en begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Workshopruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersaantal bevestigen
Materialenvoorraad controleren
Wax en lonten bestellen
Boodschappenlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Workshopmaterialen ophalen
Wax en geurstoffen controleren
2 personen
Lontjes op maat knippen
2 personen
Werkbladen afdekken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Smeltstations installeren
2 personen
Materialen per werkplek verdelen
2 personen
Registratietafel inrichten
Dranken koud zetten
Koffie- en theepunt klaarzetten
Veiligheidsinstructies ophangen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshopintroductie geven
Wax veilig laten smelten
2 personen
Lonten bevestigen
2 personen
Geuren en kleuren uitleggen
Kaarsen gieten begeleiden
3 personen
Werkplekken veilig houden
2 personen
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Kaarsen laten uitharden
2 personen
Kaarsen voorzien van labels
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven materialen verzamelen
2 personen
Waxresten verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Werkruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verpakken
2 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
Overgebleven spullen opslaan
Deelnemersfoto’s nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 6
Smeltpannenaantal 6
Digitale thermometersaantal 6
Keukenweegschalenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparaat
Waterkoker

Keuken

Schenkbekersaantal 12
Roerlepelsaantal 12
Maatbekersaantal 6
Scharenaantal 6
Pincettenaantal 6
Hitteschermhandschoenenaantal 6
Bakplatenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24

Catering

Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 24
Welkomstbord
Veiligheidsbordenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Workshopmateriaal

Glazen kaarsenpottenaantal 30
Soyalaxaantal 10
Katoenen lontenaantal 36
Lonthoudersaantal 30
Geurstoffenaantal 12
Kaarskleurstoffenaantal 8
Lontstickersaantal 40
Etikettenaantal 40
Roerstaafjesaantal 50
Decoratieve droogbloemenaantal 6
Maatlepelsaantal 12

Schoonmaak

Herbruikbare tafelkledenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Bevestig het deelnemersaantal uiterlijk enkele dagen vóór de workshop. Dat aantal bepaalt hoeveel wax, lonten, geurstoffen, werkplekken en servies je nodig hebt.
Controleer de materialenvoorraad voordat je boodschappen doet. Kijk niet alleen naar wax en lonten, maar ook naar thermometers, keukenweegschalen, schenkbekers, roerlepels en voldoende verlengsnoeren.
Richt per deelnemer één werkplek in en leg de materialen vooraf klaar. Knip de lontjes op maat voordat de deelnemers binnenkomen; tijdens de workshop blijft er dan meer tijd over voor uitleg en begeleiding.
Test alle smeltstations vóór de start. Zet inductiekookplaten stabiel neer, houd hitteschermhandschoenen beschikbaar en hang de veiligheidsinstructies zichtbaar op bij de werktafels.
Plan de ontvangst apart van de workshopintroductie. Zet de registratietafel klaar, plaats naamkaartjes en zorg dat koffie, thee en koude dranken 15 tot 30 minuten vóór aanvang beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wax heb ik nodig voor een kaarsenworkshop?: Bereken de benodigde wax op basis van het aantal deelnemers en de inhoud van één kaars. Bestel daarnaast ongeveer 10% extra voor morsen, restjes en een fout bij het afwegen.
Hoeveel smeltstations heb ik nodig voor een kaarsenworkshop?: Plan ongeveer één smeltstation per 3 tot 4 deelnemers, afhankelijk van de grootte van de werktafels en de begeleiding. Test de verdeling minimaal 1 dag vooraf, zodat je weet of stroompunten en verlengsnoeren goed uitkomen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen bevestigen?: Vraag dieetwensen bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen vóór de workshop. Bevestig daarna het definitieve deelnemersaantal, zodat je catering en werkplekken precies kunt voorbereiden.
Wanneer zet ik een kaarsenworkshop klaar?: Begin minimaal 2 uur vóór de ontvangst met tafels, stoelen, werkbladen en smeltstations. Reserveer de laatste 30 minuten voor het verdelen van materialen, het controleren van wax en geurstoffen en het klaarzetten van koffie en thee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.