Checklist voor een goed georganiseerde jubileumworkshop
Een jubileumworkshop vraagt om meer dan een programma en een ruimte. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en workshopbegeleiders, catering en materialen op elkaar afstemmen. Begin met de indeling van de workshop en werk daarna naar locatie, uitnodigingen en bestellingen toe. In de laatste week controleer je aantallen, print je werkbladen en test je laptop, beamer, projectiescherm en muziek. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, ingerichte workshoptafels en een soepel programma.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en workshopindeling uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheidslijst bijwerken
Locatie en ruimtes bevestigen
Catering reserveren
Workshopbegeleiders vastleggen
Workshopmaterialen bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Workshopmateriaal sorteren
2 personen
Werkbladen en naamkaartjes printen
Presentatie en muziek testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Workshoptafels inrichten
2 personen
Buffet- en drankentafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Garderobe en ontvangsttafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumworkshop openen
Eerste workshopblok begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede workshopblok begeleiden
2 personen
Werkresultaten presenteren
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Jubileumtoast inschenken
2 personen
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Dranken en koffie bijvullen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materiaal opbergen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Garderoberek
Servies
- Dinerbordenaantal 45
- Dessertbordenaantal 45
- Glazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 45
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkannenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Workshopmateriaal
- Flipoversaantal 3
- Flipovervellenaantal 6
- Stiftenaantal 40
- Notitieboekjesaantal 45
- Pennenaantal 50
- Naamkaartjesaantal 50
- Plakbriefjesaantal 8
- Plakbandrollenaantal 4
- Scharenaantal 12
Decoratie
- Jubileumbanner
- Ballonnenaantal 60
- Tafeldecoratieaantal 8
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk eerst de workshopindeling uit en leg per onderdeel vast hoeveel tijd, begeleiding en materiaal nodig is. Zo bestel je niet te weinig en voorkom je dat een werkvorm uitloopt.
- Sluit de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf af. Controleer daarna het aantal naamkaartjes, notitieboekjes, pennen, serviesdelen en cateringporties; verwerk dieetwensen in dezelfde controle.
- Plan de technische test niet op het laatste moment: controleer laptop, beamer, projectiescherm, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt.
- Richt workshoptafels in voordat je de ontvangsttafel en het buffet afwerkt. Leg flipovervellen, stiften, plakbriefjes en werkbladen per tafel klaar, zodat deelnemers niet hoeven te wachten bij de start.
- Zet dranken en hapjes pas klaar nadat tafels, stoelen en de garderobe staan. Houd koffie, thee en water bereikbaar bij de ontvangst, maar laat de ruimte rond de workshoptafels vrij voor beweging en materialen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jubileumworkshop versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken voor de workshop, zodat je catering, materialen en zaalindeling kunt vastleggen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumworkshop op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, workshopmateriaal, buffet, drankentafel, techniek en ontvangst. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van presentatie, muziek en deelnemerslijst.
- Wanneer moet ik catering en workshopmaterialen bestellen?
- Leg catering en begeleiders uiterlijk 3 weken vooraf vast. Bestel materialen zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is, maar controleer de aantallen nog een week voor de workshop.
- Hoeveel naamkaartjes en werkbladen moet ik printen?
- Print voor iedere aangemelde deelnemer één naamkaartje en één werkblad, plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 30 deelnemers betekent dat 32 tot 33 exemplaren, zodat een late wijziging geen probleem wordt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!