Jubiläumsworkshop organisieren: die komplette Checkliste
Ein Jubiläumsworkshop braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Workshop: Neben Programm und Referierenden müssen Raum, Catering, Technik und Empfang zusammenpassen. Plane zuerst Ablauf und Teilnehmerzahl, bestätige danach Räume und Verpflegung und bestelle die Materialien mit Puffer. In den letzten Tagen geht es um Namensschilder, Arbeitsblätter, Sitzordnung und Techniktest. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt bis zur Eröffnung und hilft, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Workshop-Einteilung ausarbeiten
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anwesenheitsliste aktualisieren
Ort und Räume bestätigen
Catering reservieren
Workshopleiter festlegen
Workshop-Materialien bestellen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Workshopmaterial sortieren
2 Personen
Arbeitsblätter und Namensschilder drucken
Präsentation und Musik testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Workshop-Tische einrichten
2 Personen
Buffet- und Getränketisch bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Garderobe und Empfangstisch einrichten
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Jubiläumsworkshop eröffnen
Ersten Workshop-Block betreuen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Zweiten Workshopblock begleiten
2 Personen
Arbeitsergebnisse präsentieren
2 Personen
Buffet eröffnen
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Jubiläumstoast einschenken
2 Personen
Kuchen anschneiden und servieren
2 Personen
Getränke und Kaffee auffüllen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Workshopmaterialien zusammenstellen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- Garderobenständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 45
- DesserttellerAnz. 45
- GläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 45
- BestecksetsAnz. 50
- ServierbesteckAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Workshopmaterial
- FlipchartsAnz. 3
- FlipchartblätterAnz. 6
- StifteAnz. 40
- NotizbücherAnz. 45
- StifteAnz. 50
- NamensschilderAnz. 50
- KlebezettelAnz. 8
- KlebebandrollenAnz. 4
- ScherenAnz. 12
Dekoration
- Jubiläumsbanner
- BallonsAnz. 60
- TischdekorationAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Workshop-Einteilung spätestens drei Wochen vorher fest. Plane dabei Pausen sowie den Wechsel zwischen Präsentation, Flipchart-Arbeit und Gruppenphasen ein.
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du mindestens sieben Tage vor dem Termin eine belastbare Teilnehmerzahl hast. Ernährungswünsche solltest du gemeinsam mit der Anmeldung erfassen und an das Catering weitergeben.
- Bestelle Workshopmaterial nicht erst nach der finalen Anmeldung. Rechne bei Arbeitsblättern, Namensschildern, Notizbüchern und Klebezetteln mit mindestens 10 Prozent Reserve.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Bluetooth-Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem zwei Verlängerungskabel, Steckdosen und die Präsentation am tatsächlichen Aufbauort.
- Stelle Empfangs-, Workshop-, Buffet- und Getränketisch am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Gäste bereit. Getränke sollten mindestens zwei Stunden vorher gekühlt werden; Kaffee und Tee lassen sich anschließend ohne Hektik vorbereiten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Jubiläumsworkshop planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Programm, Raum und Workshopleitung. Einladungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig verarbeitet werden können.
- Wann sollte ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?
- Hole die Anmeldungen bis sieben Tage vor dem Workshop ein und gib dem Catering danach die bestätigte Zahl sowie alle Ernährungswünsche weiter. Plane für kurzfristige Änderungen einen kleinen Puffer ein, statt erst am Veranstaltungstag nachzubestellen.
- Was muss ich am Tag vor dem Jubiläumsworkshop erledigen?
- Sortiere Workshopmaterial, drucke Arbeitsblätter und Namensschilder und teste die komplette Technik am Vortag. Stelle außerdem sicher, dass Flipcharts, Stifte, Notizbücher und Klebezettel für jede Arbeitsphase griffbereit sind.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Jubiläumsworkshops?
- Plane mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Workshop-Tische, Buffet, Getränketisch, Garderobe und Empfang ein. Der Techniktest und das Kühlen der Getränke sollten nicht in diese Aufbauzeit eingerechnet werden.
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