Checklist jubileumwijnproeverij organiseren

Een jubileumwijnproeverij vraagt meer voorbereiding dan alleen wijn inkopen. Je moet deelnemers, dieetwensen, proefvolgorde en hapjes op elkaar afstemmen, terwijl glazen, koelruimte en serveermateriaal op tijd klaarstaan. Begin met de locatie en wijnselectie en werk daarna toe naar bevestigingen, drukwerk en boodschappen. Deze checklist helpt je de 63 taken en 57 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te schenken en te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Wijnselectie samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wijnlevering bestellen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Hapjesmenu samenstellen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Wijninformatie verzamelen
Proefkaarten ontwerpen
Menukaarten ontwerpen
Servies en glazen controleren
2 personen
Decoratie controleren
Wijnlevering aannemen
Wijnen controleren
2 personen
Wijnen etiketteren
2 personen
Proefkaarten printen
Menukaarten printen
Tafellinnen wassen
Glazen afwassen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Koelruimte vrijmaken
Verse boodschappen doen
2 personen
Witte wijn koelen
Rosé koelen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafellinnen leggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Proefkaarten neerleggen
Menukaarten neerleggen
Wijnen presenteren
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aperitief serveren
2 personen
Proefronde toelichten
Wijnen inschenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Afscheidscadeaus uitdelen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Buffet afruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Glazen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Wijnrestanten opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 50
Champagneglazenaantal 50
Bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Kurkentrekkersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
Wijnkoelersaantal 6
Schenkkragenaantal 6
Decanteerkaraffenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Ijsemmersaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Themaletters
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenhoudersaantal 10
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Wijnfleshoudersaantal 10
Tafelnummersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Dweilaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
Wijnrestantenkistenaantal 6
Waterkaraffenaantal 8
Spuugbakkenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Koffiekopjesaantal 50
Theekopjesaantal 50
Dienbladenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Proefkaartenaantal 50
Pennenaantal 50
Tafelnummersetaantal 6

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en leg meteen vast hoeveel tafels, stoelen en buffettafels beschikbaar zijn. Zo weet je vroeg of je extra meubilair moet regelen voor het aantal aanmeldingen.
Bestel de wijn pas nadat de selectie en proefvolgorde zijn vastgesteld. Controleer bij levering elke fles op soort en aantal en etiketteer de wijnen vóór de gasten arriveren.
Plan het verzamelen van dieetwensen direct bij de aanmelding en verwerk ze in het hapjesmenu. Bevestig de aanmeldingen daarna met praktische informatie, zoals starttijd en eventuele parkeergegevens.
Tel wijnglazen, waterglazen, borden en bestek minstens één week vooraf. Was tafellinnen, glazen en servies niet pas op de dag zelf; reserveer daarvoor een apart moment vóór de verse boodschappen.
Maak koelruimte vrij voordat de wijn wordt geleverd en controleer of wijnkoelers, ijsemmers, kurkentrekkers en decanteerkaraffen beschikbaar zijn. Leg proefkaarten, menukaarten en serveerbestek de avond ervoor op hun plaats.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb ik nodig voor een jubileumwijnproeverij?: Reken voor een proeverij met kleine proefglazen op ongeveer 5 tot 7 centiliter per wijn per persoon. Bij 6 wijnen is dat 30 tot 42 centiliter per persoon, exclusief extra wijn voor ontvangst of een afsluitend glas.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumwijnproeverij versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 2 weken voor de proeverij, zodat je wijn, hapjes, dieetwensen en het aantal glazen kunt afstemmen.
Hoeveel wijnglazen heb ik nodig per gast?: Gebruik minimaal 1 wijnglas per gast als je tussendoor kunt uitspoelen, plus waterglazen voor iedereen. Voor een proeverij met 6 wijnen zijn 2 tot 3 wijnglazen per persoon praktischer, omdat geuren en smaken dan minder door elkaar lopen.
Wanneer moet ik de wijnproeverij voorbereiden?: Leg de proefvolgorde, wijninformatie en drukwerk uiterlijk 1 week vooraf vast. Controleer de levering, glazen, koelruimte en apparatuur 1 tot 2 dagen vooraf en zet de tafels en serveerbenodigdheden de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.