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Jubiläumsweinprobe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsweinprobe braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Empfang: Weine müssen rechtzeitig eintreffen, Gläser und Verkostungsunterlagen für alle Gäste bereitliegen. Plane zuerst Location, Weinauswahl und Einladungen, danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Snackmenü. In den letzten Tagen zählen Kühlraum, Lieferung, Etiketten und die Reihenfolge der Verkostung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung mit 63 Aufgaben und 57 benötigten Gegenständen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Weinauswahl zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Weinlieferung bestellen

  • Reihenfolge der Verkostung festlegen

    2 Personen

  • Snackmenü zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Weininformationen sammeln

  • Probierkarten gestalten

  • Speisekarten entwerfen

  • Geschirr und Gläser prüfen

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

  • Weinlieferung annehmen

  • Weine kontrollieren

    2 Personen

  • Weine etikettieren

    2 Personen

  • Testkarten drucken

  • Menükarten drucken

  • Tischwäsche waschen

  • Gläser spülen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Kühlraum freimachen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Weißwein kühlen

  • Rosé kühlen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Veranstaltungsort lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tischwäsche auflegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Probierkarten auslegen

  • Speisekarten auslegen

  • Weine präsentieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    2 Personen

  • Proberunde erläutern

  • Weine einschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Abschiedsgeschenke verteilen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Buffet abräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gläser spülen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Weinreste lagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 180
  • WassergläserAnz. 50
  • ChampagnergläserAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierbesteckAnz. 12

Küche

  • KorkenzieherAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4
  • WeinkühlerAnz. 6
  • AusgießkragenAnz. 6
  • DekantierkaraffenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 8
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EiskübelAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 6
  • Themenbuchstaben
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • MenükartenhalterAnz. 10
  • KerzenhalterAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 24
  • WeinflaschenhalterAnz. 10
  • TischnummernAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • WischmoppAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe
  • Kisten für WeinresteAnz. 6
  • WasserkaraffenAnz. 8
  • SpuckeimerAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 6
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TeetassenAnz. 50
  • TablettsAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • ProbierkartenAnz. 50
  • StifteAnz. 50
  • Tischnummern-SetAnz. 6

Tipps

  • Bestätige die Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Weinprobe und notiere Ernährungswünsche getrennt. So kannst du Snacks und Sitzplätze passend planen, statt am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
  • Lege die Reihenfolge der Weine vor dem Druck der Probierkarten fest. Kontrolliere außerdem, ob für jede Person ein Weinglas, Wasserglas und Teller vorhanden ist; Ersatzgläser solltest du zusätzlich einplanen.
  • Nimm die Weinlieferung nicht erst am Veranstaltungstag an. Kontrolliere jede Flasche direkt nach der Lieferung, etikettiere die Weine und räume im Kühlraum frühzeitig Platz für gekühlte Flaschen und Wasser frei.
  • Erledige haltbare Lebensmitteleinkäufe mehrere Tage vorher und kaufe frische Zutaten erst kurz vor der Probe. Plane für die Vorbereitung außerdem Zeit zum Spülen von Gläsern, Geschirr und Servierbesteck ein.
  • Drucke Probierkarten und Menükarten zunächst als Testversion. Prüfe Namen, Jahrgangsangaben und die Reihenfolge, bevor du die endgültigen Karten für alle Plätze druckst.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Jubiläumsweinprobe planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, der Weinauswahl und den Einladungen. Die Anmeldungen solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin abschließen, damit Mengen und Ernährungswünsche feststehen.
Wie viele Weingläser brauche ich für eine Weinprobe?
Rechne mindestens ein Weinglas pro Verkostungswein und Gast, wenn die Gläser nicht zwischendurch gespült werden. Bei sechs Weinen für 20 Gäste wären das 120 Weingläser; mit 10 bis 15 Prozent Reserve bist du bei 132 bis 138 Gläsern.
Wann soll die Weinlieferung für eine Weinprobe eintreffen?
Plane die Lieferung mindestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung ein. Dann bleibt Zeit, Flaschen zu kontrollieren, Weine zu etikettieren, Kühlung zu organisieren und fehlende Lieferungen zu reklamieren.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Tische, Tischwäsche, Gläser, Dekoration, Karten, Kühlung und Snacks ein. Die Weine sollten vor dem Eintreffen der Gäste bereits nach Verkostungsfolge bereitstehen.

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