Jubileumweek organiseren: een praktische checklist

Een jubileumweek vraagt meer voorbereiding dan één feestavond, omdat programma, gasten en herinneringen over meerdere momenten verdeeld zijn. Leg eerst datum, programma en zaalindeling vast; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week draait het om definitieve aantallen, catering, taart, presentatie en techniek. Op de dag zelf moeten koeling, buffet, tafels, versiering, fotowand en muziek elkaar logisch opvolgen. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringbestelling plaatsen
Taart bestellen
Muziek en afspeellijst samenstellen
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en gekoelde producten halen
2 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelkasten en koelboxen vullen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Tafelkleden en servies plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek installeren
2 personen
Fotowand en herinneringstafel inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen droog en compleet opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Cijferslinger
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Fotowanddoek
Ledkaarsenaantal 24
Naamkaartjeshoudersaantal 55

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Laptops
Beamer
Projectiescherm
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk één week vooraf. Verwerk dan ook dieetwensen, zodat de cateringbestelling en taart niet op een schatting gebaseerd zijn.
Test laptop, beamer, projectiescherm, actieve speakers en draadloze microfoon minimaal één dag vooraf. Leg stekkerdozen klaar en controleer of presentaties en foto's zonder internetverbinding openen.
Plan de zaalopbouw in twee blokken: zet tafels, stoelen en buffettafels eerst neer en plaats daarna tafelkleden, servies en decoratie. Houd een vrije route naar buffet, garderoberekken en uitgang.
Vul koelkasten en koelboxen enkele uren voor ontvangst met dranken en gekoelde producten. Zo blijven water, wijn en andere dranken koud zonder dat je tijdens de binnenkomst nog moet bijvullen.
Maak voor de fotowand, herinneringstafel en presentatie één map met foto's, herinneringen en volgorde. Controleer de inhoud uiterlijk 48 uur vooraf, zodat ontbrekende beelden nog opgevraagd kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jubileumweek versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag gasten om zich uiterlijk 3 weken voor de start aan te melden, zodat je catering, zaalindeling en dieetwensen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumweek bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef uiterlijk 7 dagen voor de eerste bijeenkomst de definitieve aantallen en dieetwensen door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reken voor tafels, stoelen, buffet, servies en decoratie op 2 tot 3 uur met minimaal 2 personen. Reserveer daarna nog 30 minuten voor licht, muziek, presentatie en een laatste controle.
Wanneer moet ik de techniek voor een jubileumweek testen?: Test beamer, projectiescherm, laptop, speakers en microfoon minimaal 24 uur vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.