Checklist pour organiser une semaine d’anniversaire

Une semaine d’anniversaire demande plus qu’une seule fête : il faut coordonner les invités, les repas, les souvenirs et plusieurs moments du programme. Commence par fixer les dates et le déroulé, puis avance vers les invitations, les commandes et la logistique. Cette checklist de 45 tâches t’aide à savoir quoi préparer et quand le faire. Les dernières étapes se concentrent sur les boissons réfrigérées, la salle, le buffet, la musique et la présentation des photos.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Établir la liste définitive des invités
Passer la commande traiteur
Commander le gâteau
Composer la musique et la playlist
Rassembler les photos et souvenirs
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les nappes et la vaisselle
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la lumière et la musique
2 personnes
Aménager le mur photo et la table des souvenirs
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Prononcer le discours d’anniversaire
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Couper et servir le gâteau
2 personnes
Fournir la musique
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger le matériel au sec et complet
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Louchesqté 12

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandesqté 8
Guirlande de chiffres
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 12
Bannière pour photowall
Bougies LEDqté 24
Porte-nomsqté 55

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Micro sans fil
Ordinateurs portables
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les dates et le programme avant d’envoyer les invitations : indique clairement les horaires de chaque moment et prévois une date limite de réponse.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis envoie un rappel 7 jours avant le début de la semaine. Cela laisse encore le temps d’ajuster la commande du traiteur.
Commande le gâteau et le traiteur au moins 10 à 14 jours à l’avance. Confirme ensuite le nombre définitif d’invités avant de valider les quantités.
Teste la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran et le micro sans fil au moins la veille. Prépare aussi les photos et souvenirs dans l’ordre de passage pour éviter les recherches pendant la fête.
Réserve une demi-journée pour l’installation finale : nettoyer la salle, placer tables et chaises, remplir les réfrigérateurs et glacières, puis installer le buffet, la lumière et la musique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une semaine d’anniversaire ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant le début de la semaine d’anniversaire. Fixe une date limite de réponse au moins 14 jours avant, afin de finaliser les repas, les places et le matériel.
Quand commander le gâteau et le traiteur ?: Passe les commandes 10 à 14 jours à l’avance, ou plus tôt si le prestataire demande une réservation. Confirme le nombre définitif d’invités avant la commande finale.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au minimum 4 heures pour nettoyer, installer les tables et les chaises, poser les nappes et la vaisselle, suspendre la décoration et tester la musique. Ajoute 30 minutes pour une vérification juste avant l’arrivée des invités.
Quand préparer la playlist et la présentation photo ?: Prépare une première version 7 jours avant, puis fais un test complet la veille avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le micro. Garde une copie de secours sur une deuxième clé ou un autre ordinateur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.