Checklist voor een jubileumvrijwilligersdag organiseren

Een jubileumvrijwilligersdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en catering. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, sprekers, muziek en het vrijwilligersrooster op elkaar afstemmen. Regel de praktische zaken in fasen: eerst de datum en uitnodigingen, daarna de inhoud en reserveringen, en in de laatste week alle materialen en techniek. Op de dag zelf draait het om een duidelijke opbouwvolgorde, gekoelde dranken, een klaarstaand buffet en een ontvangst waarbij naamkaartjes en presentatiemateriaal direct te vinden zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Catering reserveren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Herinnering versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bedankteksten afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering voorbereiden
3 personen
Apparatuur testen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Programma aankondigen
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
Herinneringen presenteren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Buffet uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Afscheidsgiften uitdelen
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertraysaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Fotowand

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Projectiescherm

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit die inventaris uiterlijk één week voor de jubileumvrijwilligersdag af. Geef de definitieve aantallen en bijzonderheden daarna door aan de catering.
Plan de laatste programmacheck ongeveer 7 dagen vooraf. Bevestig dan ook sprekers, muziek en het vrijwilligersrooster, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt voordat je herinneringen verstuurt.
Test geluidsapparatuur, presentatiemateriaal en eventuele aansluitingen niet pas bij de opening. Doe dit tijdens een aparte controle en leg daarna kabels, microfoons en presentatiemateriaal op een vaste plek klaar.
Begin de opbouw met partytenten, tafels en stoelen en richt daarna buffettafels en kleedtafels in. Zo blijven decoratie, servies en hapjes uit de looproute totdat de basisopstelling staat.
Koel dranken vooraf en bereid koffie en thee pas kort voor ontvangst. Zet naamkaartjes, bedankteksten en serveerschalen apart bij de ingang of het buffet, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken tijdens het programma.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumvrijwilligersdag versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef genodigden minimaal 2 weken om zich aan te melden, zodat je daarna aantallen, dieetwensen en catering kunt vastleggen.
Hoe lang van tevoren moet de catering voor een jubileumvrijwilligersdag geregeld zijn?: Reserveer de catering ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement door, tenzij de cateraar een eerdere deadline hanteert.
Wanneer maak ik het vrijwilligersrooster voor de jubileumvrijwilligersdag?: Maak een eerste rooster zodra het programma en de opbouwtaken bekend zijn, ongeveer 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig de definitieve taakverdeling uiterlijk 7 dagen voor de dag zelf.
Wat moet ik de dag voor een jubileumvrijwilligersdag klaarzetten?: Zet naamkaartjes, bedankteksten, decoratie, servies en presentatiemateriaal de dag ervoor per onderdeel bij elkaar. Koelbare dranken kun je ook dan in koelboxen zetten; koffie, thee en hapjes bereid je pas kort voor de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.