Checklist pour organiser la journée des bénévoles du jubilé

Une journée de bénévoles réussie repose surtout sur une préparation suivie dans le bon ordre. Commencez par les invitations et les inscriptions, puis verrouillez les besoins alimentaires, le programme, les intervenants et le planning de l’équipe. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les badges, les textes de remerciement, les boissons, la décoration et les essais techniques. Le jour même, prévoyez assez de temps pour ouvrir le lieu, installer les tables, les tentes, le buffet et le matériel audio avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Réserver le catering
Établir le programme musical
2 personnes
Confirmer les intervenants
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Envoyer un rappel
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les textes de remerciement
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Annoncer le programme
Prononcer le discours d’anniversaire
2 personnes
Présenter les souvenirs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Distribuer les cadeaux d’adieu
3 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables de maquillageqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 10
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 80
Guirlandesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Mur photo

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Écran de projection

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée afin de confirmer le nombre de repas, les besoins alimentaires et la disposition des tables. Gardez une liste séparée pour les inscriptions reçues après cette date.
Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’événement avec l’horaire, l’adresse, les informations pratiques et, si nécessaire, les consignes pour les bénévoles. C’est aussi le bon moment pour vérifier les dernières absences.
Préparez les badges nominatifs et les textes de remerciement au moins 2 jours à l’avance. Prévoyez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute et les personnes ajoutées après l’impression.
Refroidissez les boissons la veille et répartissez-les dans les glacières avant l’ouverture du lieu. Pour le café et le thé, installez les machines, bouilloires et thermos assez tôt pour éviter une file d’attente au début de la journée.
Réservez au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet et la décoration, puis testez le matériel audio et de présentation. Faites une vérification finale avec le planning des bénévoles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des bénévoles du jubilé ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de finaliser le catering et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre de repas avec le traiteur ?: Confirmez le nombre principal de repas 7 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Signalez ensuite les changements importants dès qu’ils surviennent, au lieu d’attendre le jour même.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les tentes, le buffet et la décoration. Ajoutez 30 minutes si le matériel audio ou de présentation doit être raccordé et testé sur place.
Quand préparer les badges nominatifs et les remerciements ?: Imprimez-les 2 jours avant la journée, une fois les inscriptions et les noms vérifiés. Gardez quelques badges vierges et un petit stock de matériel pour corriger les erreurs ou accueillir des personnes supplémentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.