Boodschappenlijst voor een jubileumvrijwilligersdag

Voor een jubileumvrijwilligersdag heb je meer nodig dan eten en drinken alleen. Regel per deelnemer servies, een plek aan tafel en een naamkaartje, en plan extra materiaal voor koffie, buffet en presentaties. Denk ook aan koeling: dranken staan vaak al klaar voordat de gasten binnenkomen. Op deze pagina vind je de complete spullenlijst voor de tafels, catering, aankleding en ontvangst, zodat je niet op de dag zelf nog glazen, thermoskannen of decoratie hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertraysaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Fotowand

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Projectiescherm

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Mineraalwater - 48 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 3 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bier - 5 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini-afbakbroodjes - 80 stuks
- Kruidenboter - 8 kuipjes
- Hummus - 6 bakjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Salami - 1,5 kilo
- Gerookte kip - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gemengde noten - 4 zakken
- Olijven - 6 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pastasalade - 6 kilo
- Groene salade - 5 kilo
- Aardappelsalade - 5 kilo
- Vegetarische quiche - 5 stuks
- Kipspiesjes - 120 stuks
- Vegetarische spiesjes - 50 stuks
- Dressing - 4 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Cupcakes - 60 stuks
- Taart - 3 stuks
- Slagroom - 6 bussen
- Servetten - 200 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Theelepels - 2 pakken
- Cocktailprikkers - 2 dozen
- Aluminium bakjes - 30 stuks
- Vershoudbakjes - 20 stuks
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Tips

Tel borden, dessertbordjes, glazen en bestek per aangemelde deelnemer en neem minstens 10% extra mee. Bij 40 deelnemers betekent dat 44 stuks per type, zodat breuk of een onverwachte gast geen probleem wordt.
Zet voor koffie en thee minimaal één koffiezetapparaat en één waterkoker klaar per 25 gasten. Gebruik thermoskannen om koffie beschikbaar te houden tijdens toespraken en het programma.
Plan de koeling uiterlijk de avond ervoor. Verdeel dranken over koelboxen en houd één aparte koelbox vrij voor dieetproducten of kwetsbare catering die niet op het buffet kan blijven staan.
Leg naamkaartjes en bedankteksten niet pas bij binnenkomst klaar. Sorteer ze minstens één uur voor de start per tafel of alfabetisch, zodat vrijwilligers de ontvangst niet hoeven te onderbreken.
Controleer vóór het opbouwen of de partytenten, tafelkleden, fotowand en slingers compleet zijn. Reserveer voor het ophangen en testen minstens 60 minuten vóór de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een jubileumvrijwilligersdag?: Reken per deelnemer op één bord, één dessertbordje, één glas en één complete set bestek. Bestel of leen daarnaast 10% reserve; voor 40 deelnemers heb je dus 44 exemplaren per soort nodig.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor vrijwilligers?: Houd voor een bijeenkomst van ongeveer drie uur rekening met 3 koppen koffie of thee per persoon. Voor 40 gasten zijn dat circa 120 koppen; zet de koffie in thermoskannen en vul bij tijdens de pauze.
Wanneer moet ik dranken koelen voor de vrijwilligersdag?: Zet gekoelde dranken minimaal 4 tot 6 uur vóór aanvang in de koelboxen. Controleer de temperatuur opnieuw 30 minuten voor de ontvangst en houd een aparte voorraad achter de hand.
Wanneer leg ik naamkaartjes en presentatiemateriaal klaar?: Leg naamkaartjes, bedankteksten en presentatiemateriaal uiterlijk 60 minuten voor de start klaar. Gebruik een vaste tafel voor deze spullen, zodat sprekers en vrijwilligers ze snel kunnen vinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.