Checklist voor een goed georganiseerde jubileumviering

Een jubileumviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een gastenlijst en catering. Je regelt eerst datum, locatie en uitnodigingen, daarna dieetwensen, programma en techniek. In de laatste week draait alles om aantallen, boodschappen en bevestigingen; op de dag zelf om een logische opstelling en een korte test. Deze checklist helpt je de 52 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste planning tot het klaarzetten van buffet, drankpunt, fotohoek en gastenboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Muziek afspeellijst maken
Programma en speeches maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Herinnering aan gasten sturen
Definitief aantal gasten bepalen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotohoek inrichten
2 personen
Gastenboek klaarleggen
Techniek aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Jassen en cadeaus aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gastenboek begeleiden
Groepsfoto maken
2 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Gebak aansnijden en serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinermessenaantal 80
Eetvorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmandenaantal 4
Kannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Stoelhoezenaantal 20
Ballonnenaantal 60
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Gastenboek
Naamkaartjesaantal 70
Fotolijstenaantal 10
Plakgumaantal 4
Ballonnenpompaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Tafellantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Afvalcontainersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekdispensersaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Drankenkrattenaantal 6
Bordenrekkenaantal 2
Taartmes
Taartplateauaantal 2
Kannen voor limonadeaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Brandpastaaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten vóór je boodschappen doet. Gebruik dat aantal niet alleen voor het buffet, maar ook voor dinerborden, gebaksborden, waterglazen, wijnglazen en zitplaatsen.
Plan speeches en muziek vóór de herinnering aan gasten wordt verstuurd. Bevestig sprekers op tijd en test microfoon, Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk tijdens de opbouw.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het overzicht door aan de catering. Zet buffetgerechten met duidelijke serveerschalen apart als niet iedereen hetzelfde kan eten.
Koel dranken niet pas bij aankomst van de gasten. Zet water, frisdrank en wijn vooraf klaar en richt het drankpunt los van het buffet in, zodat twee rijen elkaar niet blokkeren.
Loop de locatie vóór de ontvangst één keer volledig na: tafels en stoelen, versiering, fotohoek, gastenboek, kledingrek en techniek. Houd voor deze controle minstens 30 minuten vrij voordat de eerste gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat, zodat je dieetwensen en aanmeldingen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 7 dagen voor de viering. Controleer daarna de boodschappenlijst, cateringhoeveelheden, stoelen, tafels en het benodigde servies.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een jubileumviering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zorg daarnaast voor water gedurende de hele viering en koel de dranken vóór de opbouw.
Wanneer test ik de microfoon en muziek op de locatie?: Test alle techniek tijdens de opbouw, minimaal 60 minuten vóór de gasten arriveren. Controleer microfoon, speakers, kabels, stekkerdozen en batterijen en speel ook het eerste muzieknummer af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.