Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Erst bestätigst du Datum und Ort, dann verschickst du Einladungen und sammelst Rückmeldungen, bevor du Catering, Programm und Ausstattung endgültig festlegst. In den letzten Tagen zählen genaue Gästezahlen, gekühlte Getränke und ein getestetes Mikrofon. Diese Checkliste deckt die Planung bis zum Aufräumen ab, damit am Veranstaltungstag nicht die kleinen, oft vergessenen Dinge fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Musik-Playlist erstellen
Programm und Reden erstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
Erinnerung an Gäste senden
Endgültige Gästezahl festlegen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotoecke einrichten
2 Personen
Gästebuch bereitlegen
Technik anschließen
2 Personen
Musik testen
2 Personen
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Jacken und Geschenke entgegennehmen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gästebuch betreuen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Jubiläumsrede halten
2 Personen
Buffet eröffnen
3 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Gebäck anschneiden und servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Musik und Beleuchtung bedienen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher verpacken
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Kleiderständer
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
KuchenplattenAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 70
DinnermesserAnz. 80
EssgabelnAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12

Küche

ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
BrotkörbeAnz. 4
KannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
StuhlhussenAnz. 20
BallonsAnz. 60
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
Gästebuch
NamensschilderAnz. 70
BilderrahmenAnz. 10
KleberAnz. 4
BallonpumpeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
TischlaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 5
AbfallcontainerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 3
HandtuchspenderAnz. 3

Catering

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
GetränkekästenAnz. 6
TellerständerAnz. 2
Tortenmesser
KuchentellerAnz. 2
Kannen für LimonadeAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
BrennpasteAnz. 12
ThermoskannenAnz. 4
Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug und setze ein konkretes Rückmeldedatum. Spätestens 7 Tage vor der Feier solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl zusammenführen.
Plane Reden und Beiträge mit festen Zeiten. Bestätige Referenten spätestens 14 Tage vorher und prüfe, ob Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel am vorgesehenen Platz funktionieren.
Kaufe haltbare Vorräte einige Tage vor der Feier und erledige verderbliche Einkäufe erst nach der finalen Gästezahl. Getränke solltest du mindestens 4 Stunden vor Beginn kühlen, damit sie wirklich kalt sind.
Richte Buffet und Getränkestation nicht erst kurz vor dem Einlass ein. Stelle Servierschalen, Servierplatten, Servierlöffel, Teller, Gläser und Kannen mindestens 30 Minuten vorher bereit.
Reserviere Zeit für Aufbau und Testlauf: Rechne bei Tischen, Stühlen, Buffet, Dekoration und Fotoecke mit mindestens 2 Stunden. Lege Gästebuch, wiederaufladbare Batterien und die Playlist an einem festen, leicht erreichbaren Ort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Catering, Einladungen und Programm sollten spätestens 6 Wochen vor der Feier feststehen.
Wann sollte man die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. So bleiben mindestens 7 Tage für Nachfragen und die endgültige Gästezahl.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für den gesamten Abend sowie Kaffee und Tee passend zum Dessert ein.
Wann muss das Catering für eine Jubiläumsfeier bestellt werden?: Reserviere das Catering möglichst 6 bis 8 Wochen vorher, besonders bei einem festen Termin oder größerer Gästezahl. Bestätige die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Feier.

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