Zo organiseer je een jubileumrondvaart

Een jubileumrondvaart vraagt meer voorbereiding dan een feest op een vaste locatie. Je legt eerst de boot, vertreklocatie en route vast en stemt daarna catering, muziek en techniek af. Vervolgens verwerk je aanmeldingen en dieetwensen, zodat je op tijd een definitieve gastenlijst en tafelschikking maakt. Op de dag zelf draait alles om een korte laad- en opbouwvolgorde: eerst materialen en catering aan boord, daarna tafels, buffet, bar en versiering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Rondvaart reserveren
2
Vertreklocatie vastleggen
3
Catering aan boord afstemmen
2 personen
4
Muziek en techniek afstemmen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma en route bevestigen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Tafelschikking maken
2 personen
12
Toost en speeches plannen
2 personen
13
Herinnering aan gasten sturen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Catering verpakken
3 personen
20
Decoratie en materialen laden
3 personen
21
Naar de aanlegplaats rijden
2 personen
22
Aan boord laden
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Buffet en bar inrichten
3 personen
26
Muziek testen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Welkomstdrank serveren
3 personen
30
Veiligheidsinstructies geven
31
Jubileumprogramma openen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Toost uitbrengen
35
Buffet klaarzetten
3 personen
36
Buffet serveren
4 personen
37
Speeches begeleiden
38
Dessert serveren
3 personen
39
Groepsfoto maken
2 personen
40
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

41
Servies verzamelen
3 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Decoratie verwijderen
3 personen
44
Aan boord schoonmaken
3 personen
45
Materialen uitladen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Materialen schoonmaken
2 personen
48
Restanten controleren
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Foto's en bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Hoge statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 5
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Tafelnummerkaartenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 3
Theedoekenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de vertreklocatie niet alleen mondeling vast: noteer ook waar je parkeert, hoe laat je kunt laden en hoeveel minuten je nodig hebt om van de auto naar de aanlegplaats te lopen. Dat voorkomt vertraging vóór vertrek.
Verstuur de uitnodiging met een uiterste aanmelddatum van ongeveer 3 weken voor de rondvaart. Vraag daarbij direct naar dieetwensen; zonder die termijn moet je catering en hoeveelheden vaak op het laatste moment aanpassen.
Plan toost en speeches in blokken van maximaal 5 tot 10 minuten. Spreek af wie de microfoon beheert en test de Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten aan boord gaan.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf en gebruik die voor de tafelschikking, glazen en servies. Tel ook een kleine reserve mee voor breuk of onverwachte extra gasten, vooral bij champagneglazen en wijnglazen.
Controleer het weer 24 uur vooraf en bepaal wie de spullen naar de aanlegplaats rijdt. Laad decoratie, catering, koelboxen, ijscontainers en techniek in een vaste volgorde, zodat je aan boord niet eerst dozen hoeft te verplaatsen om bij het buffet te komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumrondvaart reserveren?: Reserveer de rondvaart bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als je een specifieke datum, route of vertreklocatie wilt. Leg na de reservering meteen de catering en technische mogelijkheden aan boord vast.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumrondvaart versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de rondvaart. Sluit de aanmeldingen 3 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om dieetwensen, catering en de tafelschikking definitief te maken.
Hoeveel drank moet ik meenemen voor een jubileumrondvaart?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Neem daarnaast ruim water mee en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een rondvaart?: Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Controleer die lijst nog één keer 24 uur vooraf en geef het definitieve aantal door aan de catering en de organisator van de boot.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.