Jubileumreünie organiseren: checklist en planning

Een jubileumreünie draait om mensen terugzien, maar vraagt vooraf om strak overzicht. Begin met de locatie, datum en contactlijst en werk daarna toe naar aanmeldingen, dieetwensen en het definitieve aantal gasten. Plan techniek, foto’s en presentaties niet pas op de dag zelf: een beamer, laptop en verlengkabels moeten getest zijn. Met deze checklist weet je wat je wanneer regelt, van de eerste uitnodiging tot het klaarzetten van de naamtafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma bepalen
2 personen
Contactlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden bevestigen
2 personen
Herinnering versturen
Definitief aantal gasten tellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Foto's en herinneringen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties en foto's testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetonderdelen voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand en herinneringen plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Naamtafel en registratie klaarzetten
2 personen
Buffet en stoelen controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Herinneringen en foto's presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek en presentaties bedienen
Afscheid en laatste ronde verzorgen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Gebaksbordenaantal 75
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 75
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 5
Waterkaraffenaantal 8
Snijplankenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Fotolijstenaantal 12
Herinneringsboekaantal 2
Pennenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodiging vroeg genoeg om een betrouwbare gastenlijst op te bouwen. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de aanmeldingen op een vaste datum, zodat je daarna het definitieve aantal gasten kunt tellen.
Plan een aparte bevestiging van programma en tijden enkele dagen voor de reünie. Vermeld daarin ook de locatie, aankomsttijd en eventuele wijzigingen; zo voorkom je dat gasten met oude informatie komen.
Test presentaties en foto’s vooraf op de laptop, beamer en het projectiescherm. Leg bovendien verlengkabels en stekkerdozen klaar, want die ontbreken vaak wanneer de techniek pas bij de opbouw wordt aangesloten.
Richt het buffet en drankpunt logisch in voordat de gasten binnenkomen. Zet servies, bestek, opscheplepels en glazen binnen handbereik en koel dranken vooraf in koelboxen of een andere beschikbare koeling.
Reserveer tijdens de opbouw tijd voor herkenning en herinneringen. Hang de versiering op, plaats de fotowand en zet naamkaartjes klaar voordat de registratie opent; tijdens de ontvangst heb je daar geen rustige tijd meer voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumreünie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum en contactlijst. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en het programma.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumreünie versturen?: Stuur ze ongeveer 6 tot 8 weken voor de reünie. Vraag om aanmelding uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf, zodat je het definitieve aantal gasten en de boodschappen kunt bepalen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumreünie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels en stoelen, buffet, drankpunt, versiering, fotowand en techniek. Reserveer extra tijd als presentaties getest moeten worden of als de locatie niet vooraf toegankelijk is.
Wanneer regel ik dieetwensen en het definitieve aantal gasten?: Vraag dieetwensen al bij de uitnodiging en controleer ze na de aanmelddeadline opnieuw. Tel het definitieve aantal gasten ongeveer 1 tot 2 weken voor de reünie, zodat je boodschappen en buffetonderdelen kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.