Jubiläums-Wiedersehen planen: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Location möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und lege Datum sowie Programm fest, bevor du die Einladungen verschickst. So können Gäste verbindlich zusagen und du planst nicht mit vorläufigen Angaben.
• Verschicke eine Erinnerung etwa 7 Tage vor dem Wiedersehen. Erfasse dabei nicht nur Zu- und Absagen, sondern auch Ernährungswünsche, damit das Buffet rechtzeitig angepasst werden kann.
• Zähle die endgültige Gästezahl 3 bis 5 Tage vorher und prüfe danach Einkaufsliste, Geschirr und Sitzplätze. Für Getränke solltest du Kühlboxen einplanen und die Getränke spätestens am Vortag kühlen.
• Teste Beamer, Laptop, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher. Öffne die Location am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Aufbau und Technik nicht mit dem Empfang kollidieren.
• Bereite Namensschilder, Anmeldung, Fotowand und gesammelte Erinnerungen vor Beginn vollständig vor. Stelle Buffet, Getränkestation und Kaffee getrennt auf, damit sich beim Ankommen keine lange Schlange bildet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Wiedersehen planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Die Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wann sollte man die Einladungen für ein Jubiläums-Wiedersehen verschicken?

Verschicke sie möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Wiedersehen und setze eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung 7 Tage vorher hilft, fehlende Antworten nachzuholen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?

Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Getränkestation, Dekoration, Anmeldung und Technik ein. Wenn Präsentationen oder viele Fotos getestet werden müssen, sind 3 Stunden sicherer.

Wann sollte man die endgültige Gästezahl festlegen?

Zähle die verbindlichen Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Mengen für Buffet, Getränke, Geschirr, Namensschilder und Sitzplätze zuverlässig festlegen.

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