Checklist voor een goed georganiseerde jubileumrelatiedag

Een jubileumrelatiedag vraagt om meer voorbereiding dan alleen een ruimte, catering en een programma. Je moet vroeg weten hoeveel relaties komen, welke dieetwensen er zijn en wie tijdens het programma spreekt. Met deze checklist werk je van datum en gastenlijst naar uitnodigingen, draaiboek en zaalopbouw. De laatste controle draait vooral om techniek, gekoelde dranken, naamkaartjes en een werkend koffiepunt. Zo voorkom je dat praktische details op de dag zelf nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Datum en programma bepalen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Catering reserveren
Programma en draaiboek maken
2 personen
Sprekers en jubilarissen briefen
2 personen
Tafelschikking maken
Muziek samenstellen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Presentatietechniek opstellen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes opmaken
3 personen
Dieetgerechten markeren
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Teambriefing houden
5 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Jubileumpresentatie verzorgen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Servies en glazen afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie na diner serveren
2 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Voorraad controleren
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 65
Dessertbordenaantal 65
Koffiekopjesaantal 65
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffielepelsaantal 65
Dinervorkenaantal 65
Dinermessenaantal 65
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Ballonnenbogenaantal 2
Jubileumbanner
Naamkaartjesaantal 65
Menukaartenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 12

Apparatuur

Laptops
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Garderobehangersaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Serveerkannenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum en het programma eerst vast en reserveer daarna de ruimte. Plan minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding voor uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek.
Verstuur uitnodigingen zodra de gastenlijst en het programma voorlopig zijn. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen en stuur uiterlijk 7 dagen voor de relatiedag een bevestiging met tijden en praktische informatie.
Maak naast het programma een draaiboek met tijden, verantwoordelijken en contactgegevens. Brief sprekers en jubilarissen minstens 3 dagen vooraf en controleer presentatie, laptop, beamer, scherm en draadloze microfoons uiterlijk de dag ervoor.
Tel servies en glaswerk op basis van het definitieve aantal gasten en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Controleer ook of er genoeg tafels, stoelen, buffettafels, afvalbakken en garderoberekken zijn.
Plan de zaalopbouw op de dag zelf ruim voor ontvangst: zet tafels en stoelen klaar, dek de tafels, richt het koffiepunt in en koel dranken minstens 2 uur vooraf. Hang decoratie en jubileumbanner op nadat de techniek is getest, zodat kabels en zichtlijnen vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumrelatiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Reserveer eerst de ruimte en bepaal datum en programma; daarna kun je de uitnodigingen versturen en de catering op het verwachte aantal gasten afstemmen.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een jubileumrelatiedag?: Verstuur ze ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen circa 2 weken voor de dag. Gebruik de laatste 7 dagen om dieetwensen, aanmeldingen en bevestigingen definitief te verwerken.
Wanneer test ik de techniek voor de jubileumrelatiedag?: Test laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoons uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de dag zelf nog een keer het geluid, de presentatie en de stroomaansluitingen voordat gasten binnenkomen.
Hoeveel reserve servies en glazen heb ik nodig?: Houd ongeveer 10 procent reserve aan boven het definitieve aantal gasten. Bij 50 gasten betekent dat bijvoorbeeld 55 dinerborden, dessertborden, koffiekopjes en de benodigde glazen, plus extra bestek voor morsen of late aanvullingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.