Jubiläumsorchesterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Jubiläumsorchesterkonzert müssen musikalische Planung, Empfang und Bühnentechnik gleichzeitig funktionieren. Kläre zuerst Termin, Ort, Programm sowie die Zusagen von Orchestermitgliedern und Solisten. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Musikrechte, Drucksachen und ein genauer technischer Lageplan. Plane außerdem früh, wie viele Publikumsstühle, Notenpulte, Mikrofone, Getränke und Cateringportionen tatsächlich gebraucht werden. Diese Checkliste bringt die 78 Aufgaben und 59 benötigten Gegenstände in eine verlässliche Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Repertoire festlegen
3 Personen
Orchestermitglieder und Solisten bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Musikrechte prüfen
Drucksachen bestellen
Technik reservieren
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Programmhefte zusammenstellen
3 Personen
Orchesterstimmen zusammentragen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
Publikumsstühle reservieren
Geburtstags- oder Jubiläumstext schreiben
Reden sammeln
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
Cateringmengen kontrollieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Bühne und Orchesteraufstellung aufbauen
6 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
5 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtplan einstellen
2 Personen
Musikpartituren verteilen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Orchester empfangen
2 Personen
Solisten und Dirigent empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Publikumseingang öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe betreuen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Konzert begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Pausenbuffet bedienen
4 Personen
Publikumsfragen betreuen
Jubiläumsrede halten
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Empfang eröffnen
2 Personen
Empfangsgetränke servieren
4 Personen
Empfangshäppchen servieren
4 Personen
Musiker mit Catering versorgen
2 Personen
Abschiedsrede halten
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Instrumente sicher einpacken
5 Personen
Technik ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Rechnungen und Quittungen sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 150
KlappischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
EmpfangstischeAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
Dirigentenpult
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Musik

NotenpulteAnz. 70
PultlampenAnz. 35
NotenmappenAnz. 70
ErsatzpartiturenAnz. 10
Klavierhocker
InstrumentenständerAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 3
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
Laptop

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 150
ServierplattenAnz. 150
DesserttellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
StuhlhussenAnz. 20
ProgrammständerAnz. 4
BallonbündelAnz. 6
NamensschilderAnz. 180

Reinigung

ReinigungshandschuheAnz. 6
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllbeutelhalterAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Ort mindestens 6 Monate vorher und lege danach Programm und Repertoire fest. Erst wenn Besetzung und Solisten zugesagt haben, lassen sich Einladungen, Programmhefte und Notenmaterial zuverlässig vorbereiten.
Schließe Anmeldungen spätestens 14 Tage vor dem Konzert ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und rechne die Cateringmengen anhand der tatsächlichen Gästezahl statt nur nach der Zahl der verschickten Einladungen.
Erstelle den technischen Lageplan mindestens 2 Wochen vorher. Markiere darin Bühne, Dirigentenpult, Notenpulte, Monitorspeaker, Lautsprecher, Mikrofonständer, Stromwege und die Position der Lichtstative.
Plane für Musiker und Helfer je ein Namensschild sowie Ersatzpartituren für jede wichtige Stimme ein. Lege die Orchestermappen spätestens beim Aufbau an den jeweiligen Notenpulten bereit, damit am Konzerttag niemand nach fehlenden Stimmen suchen muss.
Kühle die Getränke früh genug und stelle Wassergläser direkt an den Musikerbereich. Prüfe am Veranstaltungstag außerdem Wegweiser, Parkinformationen, Publikumsstühle und Notbeleuchtung, bevor der Einlass beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumsorchesterkonzert planen?: Beginne etwa 6 Monate vorher mit Termin, Ort, Programm und Besetzung. Technik, Catering und Drucksachen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert beauftragt oder bestellt sein.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Jubiläumsorchesterkonzert?: Rechne für das erste Konzertstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro weiterer Stunde. Für Musiker und Helfer solltest du zusätzlich Wasser für die gesamte Aufbau- und Konzertzeit einplanen.
Wann müssen Einladungen für ein Orchesterkonzert verschickt werden?: Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 14 Tage vorher, damit Sitzplätze, Catering und Namensschilder korrekt vorbereitet werden können.
Wann sollte die Technik für ein Jubiläumsorchesterkonzert reserviert werden?: Reserviere Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker, DI-Boxen und Beleuchtung mindestens 6 Wochen vorher. Der technische Lageplan sollte spätestens 2 Wochen vor dem Konzert mit allen Beteiligten abgestimmt sein.

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