Wat heb je nodig voor een jubileumoptocht?

Voor een jubileumoptocht heb je meer nodig dan versiering en iets te eten. Deelnemers, publiek en vrijwilligers moeten de route kunnen vinden, elkaar verstaan en veilig kunnen wachten of verzamelen. Denk daarom aan materiaal voor het start- en eindpunt, catering, bewegwijzering en communicatie onderweg. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je vooraf moet kopen, lenen of reserveren. Controleer vooral op tijd of je stroom, transport, koeling en voldoende herbruikbaar servies geregeld hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Jubileumbanneraantal 2
Routevlaggenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 10
Lintenaantal 30
Confettivrije slingersaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Accupacksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handkarrenaantal 2
Portofoonsaantal 10
Megafoonsaantal 2
Stroomhaspelsaantal 3
Routebordenaantal 14
Groepsnummersaantal 20
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampbatterijenaantal 16
Afzetlintrollenaantal 6
Brandblussersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Theeassortiment - 4 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 24 flessen
- Spa Rood - 12 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 72 flesjes
- Rosé - 8 flessen
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Borrelnoten - 5 kilo
- Olijven - 3 potten
- Augurken - 3 potten
- Kaasblokjes - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Goudse kaas - 3 kilo
- Leverworst - 2 kilo
- Salami - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini sandwiches - 180 stuks
- Wraps - 80 stuks
- Kruidenroomkaas - 2 kilo
- Gerookte kip - 2 kilo
- Gegrilde groenten - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Wortels - 4 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Aardbeien - 4 kilo
- Mini tompoezen - 100 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Chocolade - 4 kilo
- Slagroom - 12 bussen
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Satésaus - 2 kilo
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Olijfolie - 2 flessen
- Citroensap - 2 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Servetten - 500 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flacons
- Handgel - 6 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Desinfectiedoekjes - 8 pakken
- Sponsjes - 12 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Suikerzakjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Dieetkoekjes - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan wraps - 30 stuks
- Vegan hummus - 1 kilo
- Lactosevrije melk - 4 liter
- Zonnebloemolie - 2 flessen
- Limonadesiroop - 4 flessen
- Koolzuurhoudend water - 8 flessen
- Kruidenthee - 2 dozen

Tips

Reserveer partytenten, klaptafels en stoelen ruim vóór de optocht als deelnemers bij het start- of eindpunt moeten wachten. Reken per tafel op ongeveer 6 tot 8 zitplaatsen en houd een aparte tafel vrij voor catering en registratie.
Maak voor de route meer dan alleen één startbord. Gebruik routevlaggen en routeborden op elk kruispunt of onduidelijk punt, zodat deelnemers niet hoeven te stoppen om de richting te vragen.
Tel herbruikbare bekers, borden en bestek op basis van het verwachte aantal deelnemers en publiek, plus ongeveer 10% reserve. Plan ook voldoende schalen en schenkkanen; die worden vaak pas tijdens het klaarzetten gemist.
Test draagbare speakers, draadloze microfoons en microfoonstandaards uiterlijk één dag vooraf op de route. Leg verlengkabels, stekkerdozen en accupacks klaar, omdat een buitenlocatie niet altijd genoeg stroompunten heeft.
Gebruik portofoons voor de organisatie en handkarren voor het verplaatsen van koelboxen, tafelkleden en servies. Wijs minstens één persoon aan die het materiaal beheert en na afloop controleert of alles terug is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bekers heb ik nodig voor een jubileumoptocht?: Neem minimaal 1,5 herbruikbare beker per verwachte gast als er tijdens het programma wordt bijgevuld en afwas mogelijk is. Zonder tussentijdse afwas is 2 tot 3 bekers per persoon praktischer, plus 10% reserve.
Hoeveel eten en drinken moet ik kopen voor een jubileumoptocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes kun je 4 tot 6 stuks per persoon per uur aanhouden; bestel extra voor vrijwilligers die langer aanwezig zijn.
Wanneer moet ik routeborden en jubileumdecoratie regelen?: Laat routeborden, routevlaggen en een jubileumbanner bij voorkeur 2 tot 4 weken vóór de optocht maken of bestellen. Dan is er nog tijd om fouten in tekst, route of aantallen te herstellen.
Hoeveel portofoons zijn nodig voor een jubileumoptocht?: Voor een kleine organisatie is één portofoon per 2 tot 3 sleutelposten een bruikbaar uitgangspunt. Zorg in elk geval voor exemplaren bij de start, het eindpunt, de routecoördinatie, de verkeersregelaars en de EHBO-contactpersoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.