Checklist voor een jubileumnetwerkborrel organiseren
Een jubileumnetwerkborrel vraagt om meer dan drank en hapjes klaarzetten. Je moet aanmeldingen, dieetwensen en naamkaartjes op elkaar afstemmen, terwijl locatie, meubilair en techniek op tijd bevestigd zijn. Werk terug vanaf de borrel: regel uitnodigingen en registratie eerst, koop daarna gericht in en plan de opbouw voor de laatste uren. Met deze checklist houd je ook de vaak vergeten onderdelen bij, zoals allergenenkaartjes, gekoelde dranken, garderobe en kabels voor de speaker.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en opstelling bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen en dieetwensen bevestigen
Herinnering aan gasten sturen
Boodschappenlijst controleren
Dranken en boodschappen inkopen
2 personen
Glazen en servies controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Allergenenkaartjes printen
Muziek afspeellijst samenstellen
Speaker en kabels opladen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Bakkerijproducten voorbereiden
2 personen
Hapjes en borrelplanken voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en statafels plaatsen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken bij de bar plaatsen
2 personen
Borrelhapjes uitserveren
3 personen
Geluid en verlichting testen
2 personen
Garderobe en toiletten controleren
Event
Gasten ontvangen en registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Buffet en tafels aanvullen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken tussentijds legen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Vloeren en toiletten schoonmaken
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Bierglazenaantal 70
- Bordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 10
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Opscheplepelsaantal 8
- Servertangenaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 3
- Flesopenersaantal 4
- Schenkkannenaantal 6
- IJslepelsaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 60
- Ballonlintaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
- Welkomstbord
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Theedoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de borrel en verwerk daarna direct de dieetwensen. Bevestig aantallen en bijzonderheden opnieuw, zodat hapjes en allergenenkaartjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
- Controleer een week vooraf of je voor elke ontvangsttaak materiaal hebt: naamkaartjes, een welkomstbord, pennen en een ingerichte ontvangsttafel. Leg de kaartjes op alfabet of organisatie klaar; dat verkort de wachtrij bij binnenkomst.
- Plan gekoelde dranken niet pas vlak voor aanvang. Zet koelboxen en ijs tijdig klaar en controleer vóór de opbouw of wijnglazen, waterglazen, bierglazen, borden en bestek schoon en compleet zijn.
- Test muziek en stroom tijdens de opbouw. Laad de Bluetoothspeaker en koffiezetapparaten vooraf op of aan, neem verlengkabels en stekkerdozen mee en leg kurkentrekkers, flesopeners en serveertangen bij de bar.
- Maak de borrelplanken en hapjes in twee rondes klaar: kwetsbare producten kort voor ontvangst en houd een tweede aanvulling achter de hand. Zet serveerschalen, serveerbladen en opscheplepels direct op hun plek, zodat uitserveren niet stilvalt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumnetwerkborrel organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, opstelling en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot enkele dagen voor de borrel en gebruik de laatste week voor inkopen, naamkaartjes en techniek.
- Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een jubileumnetwerkborrel?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van 1 tot 2 weken vóór de borrel. Stuur daarna nog één herinnering met tijd, locatie en eventuele dieetvragen.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileumnetwerkborrel?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop naast alcohol ook ruim water en frisdrank in en houd rekening met extra consumptie tijdens een netwerkborrel.
- Wanneer zet ik de hapjes en drank klaar?
- Zet tafels, statafels, glaswerk en de bar ongeveer 2 uur vóór ontvangst klaar. Koel de dranken eerder, maar plaats bederfelijke hapjes pas 15 tot 30 minuten voor de start op de borrelplanken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!