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Jubiläums-Netzwerkdrink organisieren: die Checkliste

Ein Jubiläums-Netzwerkdrink braucht mehr Vorbereitung als nur Getränke und Namensschilder. Planen Sie Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche frühzeitig, damit Einkauf und Bewirtung zur Gästezahl passen. In den letzten Tagen zählen Bestätigungen, gekühlte Getränke und vorbereitete Allergenkärtchen. Am Veranstaltungstag führen Empfang, Bar, Kaffee- und Teebereich sowie der Aufbau von Tischen und Stehtischen durch den Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location und Aufbau bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen und Ernährungswünsche bestätigen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Getränke und Einkäufe besorgen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr kontrollieren

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Allergenkärtchen drucken

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Lautsprecher und Kabel aufladen

  • Getränke gekühlt lagern

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Backwaren vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Vorspeisenplatten vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Stehtische aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Geschirr und Glaswaren bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke an der Bar bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks ausschenken

    3 Personen

  • Ton und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Garderobe und Toiletten prüfen

Event

  • Gäste empfangen und registrieren

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Buffet und Tische auffüllen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Mülltonnen zwischendurch leeren

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar und Küche reinigen

    3 Personen

  • Böden und Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • WeingläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • BiergläserAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 6
  • EislöffelAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 60
  • BallonbandAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3
  • GeschirrtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Legen Sie die Anmeldefrist so, dass noch mindestens 5 bis 7 Tage für die finale Einkaufsplanung bleiben. Bestätigen Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche anschließend gesammelt.
  • Prüfen Sie Gläser, Teller, Besteck und Serviermaterial nicht erst beim Aufbau. Rechnen Sie bei einem Empfang mit mindestens einem Wechsel pro Glasart, damit gebrauchte Gläser nicht sofort gespült werden müssen.
  • Bereiten Sie Namensschilder und Allergenkärtchen spätestens am Vortag vor. Legen Sie sie am Empfangstisch alphabetisch oder nach Anmeldeliste sortiert aus.
  • Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und teilen Sie die Kühlung auf Bar und Reserve auf. Stellen Sie Wasser sichtbar bereit und halten Sie Korkenzieher, Flaschenöffner und Ausgießkannen direkt an der Bar bereit.
  • Laden Sie Lautsprecher und Kabel am Vortag vollständig auf und testen Sie die Playlist vor dem Aufbau. Stellen Sie Verlängerungskabel so, dass keine Laufwege zwischen Empfang, Stehtischen und Bar blockiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Jubiläums-Netzwerkdrink einladen?
Versenden Sie die Einladung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setzen Sie die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit Sie Mengen, Ernährungswünsche und Namensschilder planen können.
Wie viele Getränke braucht man pro Gast bei einem Netzwerkdrink?
Planen Sie für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein; die genaue Menge hängt von Dauer, Tageszeit und Gästezahl ab.
Wann sollte man Snacks und Vorspeisen vorbereiten?
Wasch- und Schneidearbeiten können am Vortag erledigt werden. Platten, Backwaren und empfindliche Snacks sollten Sie am Veranstaltungstag etwa 1 bis 2 Stunden vor dem Empfang fertigstellen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläums-Netzwerkdrinks?
Planen Sie für Mobiliar, Empfangstisch, Dekoration, Bar, Kaffee- und Teebereich sowie Geschirr mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Rechnen Sie zusätzlich 30 Minuten für Techniktest, Getränkekühlung und eine letzte Kontrolle ein.

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