Checklist voor een jubileummis met receptie

Een jubileummis met receptie vraagt om twee draaiboeken die op elkaar aansluiten: de viering in de kerk en het samenzijn erna. Leg eerst datum, kerkruimte en receptieruimte vast en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en het definitieve aantal gasten toe. Controleer ook tijdig de misintenties, lezingen, gebeden en muziek. Voor de receptie komen daar catering, koffie, dranken, tafels, servies en geluid bij. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en wat vaak pas op het laatste moment wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Misintenties verzamelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal gasten bevestigen
Kerkruimte reserveren
Receptieruimte reserveren
Muzikanten en zangers vastleggen
2 personen
Misboekje samenstellen
2 personen
Misboekjes afdrukken
2 personen
Lezingen en gebeden controleren
2 personen
Kaarsen en liturgisch materiaal klaarzetten
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
Receptieruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Liturgische ruimte controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Misboekjes uitdelen
2 personen
Jubileummis begeleiden
4 personen
Collecte begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Gasten naar receptie begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Toespraak aankondigen
Toespraak verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Receptieruimte schoonmaken
3 personen
Kerkruimte netjes achterlaten
2 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 3

Apparatuur

Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Feestelijke slingersaantal 8
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 90

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen vooraf bij de cateraar. Gebruik dat aantal ook voor broodjes, hapjes, borden, glazen, kopjes en besteksets.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de inventaris uiterlijk 5 dagen voor de mis. Eén aparte lijst voorkomt dat een allergie pas bij het buffet wordt gemeld.
Plan de kerkelijke inhoud niet in de laatste week: controleer lezingen en gebeden minstens 14 dagen vooraf en stel het misboekje daarna samen. Laat de misboekjes uiterlijk 3 dagen voor de jubileummis afdrukken.
Zet de receptieruimte minimaal 2 uur voor aanvang klaar. Plaats tafels en stoelen eerst, richt daarna het buffet in en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen op hun vaste plek.
Test microfoons, luidsprekers en microfoonstandaards vóór de gasten binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar houd kabels uit looproutes en controleer of het welkomstbord en de naamkaartjes zichtbaar staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileummis met receptie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, kerkruimte, receptieruimte en muzikanten. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de mis, zodat je uiterlijk 2 weken vooraf een bruikbaar gastenoverzicht hebt.
Wanneer moet ik het aantal gasten voor de receptie doorgeven?: Vraag aanmeldingen tot ongeveer 10 dagen voor de jubileummis op en bevestig het definitieve aantal 7 dagen vooraf. Geef dieetwensen en het aantal kinderen of speciale maaltijden tegelijk door aan de catering.
Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een receptie na een mis?: Reken met een team van 3 tot 4 mensen op minimaal 2 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen opstellen, buffet inrichten, servies klaarleggen en dranken koud zetten. Plan daarnaast 30 minuten voor de controle van koffie, thee, geluid en bewegwijzering.
Wanneer moet ik de misboekjes laten drukken?: Controleer lezingen, gebeden en muziek uiterlijk 14 dagen vooraf en maak daarna de definitieve versie. Laat de misboekjes uiterlijk 3 dagen voor de jubileummis afdrukken, zodat er nog tijd is voor een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.