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Checkliste für Jubiläumsgottesdienst und Empfang

Ein Jubiläumsgottesdienst mit anschließendem Empfang braucht zwei Abläufe: die Feier in der Kirche und die Bewirtung danach. Plane zuerst Datum, Räume und Mitwirkende, bevor du Einladungen und Drucksachen fertigstellst. Für den Empfang müssen Gästezahl, Ernährungswünsche, Catering, Getränke, Sitzplätze und Technik zusammenpassen. Diese Checkliste hilft dir, rechtzeitig zu bestellen und typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Messintentionen sammeln

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anzahl der Gäste bestätigen

  • Kirchenraum reservieren

  • Empfangsraum reservieren

  • Musiker und Sänger buchen

    2 Personen

  • Messbüchlein zusammenstellen

    2 Personen

  • Messbücher drucken

    2 Personen

  • Vorträge und Gebete kontrollieren

    2 Personen

  • Kerzen und liturgisches Material bereitstellen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks und belegte Brötchen vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangsbereich reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Musikinstrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Liturgischen Raum prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Missalhefte ausgeben

    2 Personen

  • Jubiläumsmesse begleiten

    4 Personen

  • Sammlung betreuen

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Gäste zur Rezeption begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    4 Personen

  • Rede ankündigen

  • Rede halten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Empfangsbereich reinigen

    3 Personen

  • Kirchenraum ordentlich hinterlassen

    2 Personen

  • Soundequipment aufräumen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 3

Ausstattung

  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 10
  • Festliche GirlandenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 90

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • TischlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor dem Empfang. Erst danach lassen sich Catering, belegte Brötchen, Geschirr und Sitzplätze zuverlässig planen.
  • Reserviere Kirchenraum und Empfangsraum frühzeitig und kläre, ab wann Tische, Stühle und Buffettische aufgebaut werden dürfen. Rechne für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein.
  • Sammle Messintentionen, Vorträge und Gebete nicht erst beim Druck der Messbüchlein. Setze eine interne Redaktionsfrist von 14 Tagen vor dem Gottesdienst und plane einen Korrekturdurchgang ein.
  • Kühle Getränke am Vortag vor und stelle für den Empfang getrennte Stationen für Kaffee, Wasser und Wein bereit. Für das erste Empfangsstündchen kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen.
  • Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer und Verlängerungskabel vor Beginn in der Kirche und im Empfangsraum. Lege außerdem Namensschilder, Willkommensschild und Garderobenständer dort bereit, wo die Gäste ankommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsgottesdienst mit Empfang planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen, Musik und Einladungen. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Empfang feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Empfang nach dem Gottesdienst?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein, einschließlich Wasser, Kaffee und weiterer Getränke. Bei warmem Wetter oder einem längeren Empfang solltest du zusätzlich Reserve einrechnen.
Wann müssen Messbüchlein und Einladungen fertig sein?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Die Messbüchlein sollten spätestens 7 bis 10 Tage vorher gedruckt werden, damit Korrekturen noch möglich sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau des Empfangs?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffettische, Geschirr, Dekoration, Kaffee- und Getränkestationen ein. Technik und Mikrofone sollten zusätzlich 30 bis 45 Minuten vor Beginn getestet werden.

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