Zo organiseer je een jubileumlichtshow

Begin met de ruimte, de stroomvoorziening en het gewenste programma. Daarna leg je de gastenlijst en catering vast, terwijl je lichtapparatuur en showbestanden ruim vooraf test. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw: lichtstatieven, kabels en tafels staan pas op hun plek nadat nooduitgangen en looproutes zijn gecontroleerd. Plan bovendien tijd voor een volledige technische lichttest, want een show die op een laptop werkt, kan ter plaatse alsnog problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vergunningseisen controleren
6
Stroompunten controleren
2 personen
7
Lichtapparatuur reserveren
8
Catering reserveren
9
Programma voor lichtshow maken
2 personen
10
Muziek voor show selecteren
2 personen
11
Gastenlijst bijwerken
12
Technische lichttest uitvoeren
3 personen
13
Nooduitgangen controleren
2 personen
14
Cateringhoeveelheden bevestigen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Lichtshowbestanden testen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Servies en materialen controleren
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Apparatuur opladen
2 personen
22
Materialen labelen
2 personen
23
Lichtplan ophangen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Lichtstatieven opbouwen
3 personen
26
Lichtarmaturen monteren
3 personen
27
Kabels aansluiten
3 personen
28
Kabels veilig afplakken
2 personen
29
Lichtshow volledig testen
3 personen
30
Buffet en bar klaarzetten
4 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
33
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

34
Gasten ontvangen
3 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Servies verzamelen
2 personen
39
Lichtshow aankondigen
40
Lichtshow bedienen
2 personen
41
Gasten veilig begeleiden
2 personen
42
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
44
Catering opruimen
3 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
4 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Lichtmateriaal demonteren
3 personen
50
Kabels en apparatuur controleren
2 personen
51
Apparatuur retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Biertafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 140
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 18
Koffiekannenaantal 4

Apparatuur

Lichtcontroller
DMX-splitteraantal 2
Laptop
Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon

Verlichting

LED-lichtarmaturenaantal 12
LED-balkenaantal 8
Lichtstatievenaantal 6
DMX-kabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Gaffertapeaantal 8

Decoratie

LED-lichtslingersaantal 12
Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjesaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmeraantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 18

Veiligheid

EHBO-doos
Antislipmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer minstens 4 weken vooraf hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en waar de kabels moeten lopen. Reserveer verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en gaffertape voordat de opbouw begint.
Plan de technische lichttest niet alleen met losse armaturen, maar met de volledige combinatie van lichtcontroller, DMX-splitter, laptop, DMX-kabels en muziek. Test ook alle lichtshowbestanden op de laptop die tijdens de show wordt gebruikt.
Maak het programma per onderdeel en noteer de verwachte duur. Houd minstens 15 minuten ruimte tussen de technische voorbereiding en de start, zodat gasten niet binnenkomen terwijl je nog lichtstatieven opbouwt.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het jubileum op en bevestig daarna de cateringhoeveelheden. Zet dranken minstens 3 uur vooraf koud en bereid hapjes zo dat de bediening niet samenvalt met een belangrijk lichtmoment.
Wijs vóór de opbouw één persoon aan voor techniek en één voor ontvangst. Laat de technicus de apparatuur opladen en materialen labelen; de ontvangstpersoon kan ondertussen naamkaartjes, garderoberekken en de gastenlijst afhandelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumlichtshow organiseren?: Reserveer de ruimte en controleer vergunningseisen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Regel lichtapparatuur, catering en uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de show.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumlichtshow op te bouwen?: Reken voor een kleine tot middelgrote show op minimaal 3 uur opbouwtijd, inclusief lichtstatieven, bekabeling, tafels en decoratie. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor een volledige licht- en geluidstest.
Wanneer moet ik de lichtapparatuur testen?: Test de lichtshowbestanden en de aansluiting van de apparatuur 7 dagen vooraf in een volledige repetitie. Voer op de locatie op de dag zelf nog een tweede test uit, omdat stroompunten, kabelafstanden en de zaalindeling kunnen afwijken.
Hoe voorkom ik problemen met kabels tijdens een jubileumlichtshow?: Leg kabels langs vaste randen en werk kruisingen af met kabelgoten of gaffertape. Controleer vóór binnenkomst van de gasten alle looproutes en houd minstens 1 meter vrij rond nooduitgangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.