So organisierst du eine Jubiläums-Lichtershow
Eine Jubiläums-Lichtershow gelingt, wenn Raum, Technik und Programm von Anfang an zusammen geplant werden. Beginne mit der Reservierung des Raums und kläre danach Genehmigungen, Stromanschlüsse und die benötigte Lichttechnik. Erst wenn der Ablauf der Show steht, lassen sich Musik, Catering und Aufbau sinnvoll abstimmen. Plane außerdem feste Testzeiten ein: Dateien, Lichtsteuerung und Notausgänge werden am Veranstaltungstag sonst schnell zur Fehlerquelle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Genehmigungsanforderungen prüfen
- 6
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 7
Lichttechnik reservieren
- 8
Catering reservieren
- 9
Programm für die Lichtshow erstellen
2 Personen
- 10
Musik für die Show auswählen
2 Personen
- 11
Gästeliste aktualisieren
- 12
Technischen Lichttest durchführen
3 Personen
- 13
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 14
Cateringmengen bestätigen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Dateien für die Lichtshow testen
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Geschirr und Materialien prüfen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Geräte aufladen
2 Personen
- 22
Materialien beschriften
2 Personen
- 23
Lichtplan aufhängen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Lichtstative aufbauen
3 Personen
- 26
Lichtarmaturen montieren
3 Personen
- 27
Kabel anschließen
3 Personen
- 28
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 29
Lichtshow vollständig testen
3 Personen
- 30
Buffet und Bar vorbereiten
4 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 33
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
- 34
Gäste empfangen
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Geschirr sammeln
2 Personen
- 39
Lichtshow ankündigen
- 40
Lichtshow steuern
2 Personen
- 41
Gäste sicher begleiten
2 Personen
- 42
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
- 44
Catering aufräumen
3 Personen
- 45
Abfall sammeln
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 47
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 48
Raum reinigen
3 Personen
- 49
Lichtmaterial abbauen
3 Personen
- 50
Kabel und Geräte prüfen
2 Personen
- 51
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 52
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- BiertischeAnz. 10
- StehtischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 140
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 18
- KaffeekannenAnz. 4
Ausstattung
- Lichtcontroller
- DMX-SplitterAnz. 2
- Laptop
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Beleuchtung
- LED-LeuchtenAnz. 12
- LED-BalkenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 6
- DMX-KabelAnz. 16
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 10
- KabeltrommelnAnz. 4
- Gaffa-TapeAnz. 8
Dekoration
- LED-LichterkettenAnz. 12
- JubiläumsbannerAnz. 2
- BallonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 8
- TischdeckenAnz. 18
- NamensschilderAnz. 120
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- Wischset
- Reinigungs-EimerAnz. 2
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 18
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Kasten
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Raum und Ablauf fest. Prüfe mindestens zwei bis vier Wochen vorher, ob der Raum genügend Stromanschlüsse, geeignete Aufstellflächen und freie Notausgänge für Lichtstative und Kabel bietet.
- Reserviere Lichttechnik und Catering erst nach der Gästeplanung. Bestätige die Cateringmengen spätestens drei bis fünf Tage vor der Feier und berücksichtige bis dahin eingegangene Ernährungswünsche.
- Teste die Showdateien, den Laptop, den Lichtcontroller und die DMX-Verbindungen mindestens einen Tag vorher. Ein kurzer Techniktest direkt vor Einlass reicht nicht aus, um defekte Kabel oder inkompatible Dateien zuverlässig zu ersetzen.
- Baue Kabelwege vor dem Eintreffen der Gäste auf und sichere sie mit Kabelkanälen und Gaffa-Tape. Plane für jedes wichtige Gerät außerdem eine erreichbare Steckdose und genügend Verlängerungskabel ein.
- Kühle Getränke und lade Geräte am Vortag. Stelle Tische, Stühle, Stehtische und die Lichtstative zuerst auf, bevor Dekoration, Namensschilder und das Lichtplan-Schild angebracht werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Jubiläums-Lichtershow planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Raum, Genehmigungen, Gästeliste und Technik. In den letzten sieben Tagen sollten Programm, Musik, Cateringmengen und Aufbauplan feststehen.
- Wann muss ich die Lichtshow technisch testen?
- Führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vor der Feier durch. Prüfe dabei Showdateien, Laptop, Lichtcontroller, DMX-Splitter, DMX-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Jubiläums-Lichtershow?
- Plane mindestens drei Stunden für Mobiliar, Lichtstative, LED-Leuchten, Kabelwege und Dekoration ein. Für den technischen Lichttest sollten anschließend noch 60 bis 90 Minuten ohne Gäste frei bleiben.
- Was wird bei einer Jubiläums-Lichtershow häufig vergessen?
- Oft fehlen passende Stromanschlüsse, geladene Geräte, gekühlte Getränke oder eine sichere Kabelführung. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und kontrolliere die Notausgänge unmittelbar vor dem Einlass erneut.
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