Organiser un spectacle lumineux de jubilé, étape par étape
Un spectacle lumineux de jubilé se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les autorisations, puis la technique, les invités et le traiteur. Commencez par vérifier les points d’alimentation, les sorties de secours et les contraintes de la salle avant de réserver l’éclairage. Le programme, la musique et les fichiers doivent ensuite être testés avant le montage. Gardez enfin du temps pour refroidir les boissons, préparer l’accueil et résoudre les problèmes techniques le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Vérifier les exigences de permis
- 6
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 7
Réserver l’équipement d’éclairage
- 8
Réserver le catering
- 9
Créer le programme du spectacle lumineux
2 personnes
- 10
Sélectionner la musique pour le spectacle
2 personnes
- 11
Mettre à jour la liste des invités
- 12
Effectuer le test technique des lumières
3 personnes
- 13
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
- 14
Confirmer les quantités de traiteur
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Tester les fichiers du spectacle lumineux
2 personnes
- 17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
3 personnes
- 21
Recharger les appareils
2 personnes
- 22
Étiqueter le matériel
2 personnes
- 23
Installer le plan d’éclairage
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Monter les structures d'éclairage
3 personnes
- 26
Monter les luminaires
3 personnes
- 27
Raccorder les câbles
3 personnes
- 28
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 29
Tester entièrement le spectacle de lumière
3 personnes
- 30
Mettre en place le buffet et le bar
4 personnes
- 31
Installer la décoration
3 personnes
- 32
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 33
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 34
Accueillir les invités
3 personnes
- 35
Servir le café et le thé
2 personnes
- 36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 39
Annoncer le spectacle de lumière
- 40
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
- 41
Accompagner les invités en toute sécurité
2 personnes
- 42
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes
Suivi
- 43
Éteindre l'éclairage
2 personnes
- 44
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 45
Rassembler les déchets
3 personnes
- 46
Faire la vaisselle
3 personnes
- 47
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 48
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 49
Démonter le matériel d'éclairage
3 personnes
- 50
Vérifier les câbles et le matériel
2 personnes
- 51
Retourner le matériel
2 personnes
- 52
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tables de bièreqté 10
- Tables hautesqté 8
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Verresqté 140
- Verres à vinqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 140
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 18
- Pichets à caféqté 4
Équipement
- Contrôleur d'éclairage
- Splitter DMXqté 2
- Ordinateur portable
- Enceinte Bluetoothqté 2
- Microphone
Éclairage
- Luminaires LEDqté 12
- Barres LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 6
- Câbles DMXqté 16
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 10
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Gafferqté 8
Décoration
- Guirlandes lumineuses LEDqté 12
- Bannière d’anniversaireqté 2
- Ballonsqté 100
- Poids pour ballonsqté 8
- Nappesqté 18
- Badges nominatifsqté 120
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Aspirateur
- Kit de lavage
- Seau de nettoyageqté 2
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Couverts de serviceqté 18
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Tapis antidérapantsqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et vérifiez les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la date. Demandez aussi où se trouvent les prises, combien de circuits sont disponibles et quelles règles s’appliquent aux structures d’éclairage.
- Faites tester l’installation d’éclairage avant l’arrivée des invités, idéalement le jour précédent. Contrôlez le contrôleur, le splitter DMX, les câbles, les rallonges et chaque luminaire LED avec les fichiers définitifs du spectacle.
- Préparez le programme et la musique au moins 2 semaines à l’avance, puis conservez une copie sur l’ordinateur portable et une seconde sauvegarde. Rechargez les appareils et testez les fichiers sur le matériel réellement utilisé.
- Arrêtez les quantités de traiteur après le traitement des inscriptions et des besoins alimentaires, au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez séparément les verres, verres à vin, tasses, assiettes, couverts et plateaux de service.
- Montez d’abord les structures et le plan d’éclairage, puis installez les tables, les chaises et la décoration. Gardez les câbles dans des goulottes, fixez les rallonges avec du gaffer et vérifiez les sorties de secours avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle lumineux de jubilé ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, obtenir les autorisations, envoyer les invitations, confirmer le traiteur et tester le programme lumineux avant le montage.
- Quand réserver l’équipement d’éclairage pour un jubilé ?
- Réservez-le 6 à 8 semaines à l’avance, surtout si vous avez besoin de luminaires LED, de barres LED, de pieds, de câbles DMX et d’un contrôleur. Organisez un test technique au plus tard la veille.
- Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?
- Traitez les inscriptions jusqu’à 7 jours avant l’événement et confirmez les quantités au traiteur 5 à 7 jours avant. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute.
- Que faut-il vérifier le jour du spectacle lumineux ?
- Vérifiez les sorties de secours, les points d’alimentation, les câbles, les fichiers du spectacle et les niveaux sonores avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons et terminez l’installation au moins 2 heures avant le début.
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