Checklist voor een jubileumlezing organiseren

Een jubileumlezing vraagt meer voorbereiding dan alleen een spreker en een zaal. Je moet bezoekers laten aanmelden, het programma bewaken en zorgen dat presentatie, microfoons en catering op tijd klaarstaan. Begin met locatie, gastenlijst en spreker en werk daarna naar uitnodigingen en definitieve aantallen toe. In de laatste week verschuift de aandacht naar dieetwensen, badges, drukwerk en een volledige technische test. Deze checklist helpt je de voorbereiding in een logische volgorde uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
Locatie reserveren
Spreker bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Programma definitief maken
Dieetwensen verzamelen
Catering bevestigen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Presentatie controleren
Techniek en kabels testen
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Locatie schoonmaken
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Tafeldecoratie plaatsen
2 personen
Techniek installeren
2 personen
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Ontvangstteam instrueren

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Spreker introduceren
Presentatie technisch begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Receptiebuffet aanvullen
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet en bar leeghalen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Sleutels en materialen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Gebaksbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Koffielepelsaantal 60
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Waterkannenaantal 6
Koffiethermossenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2
Kabelgotenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Jubileumbanner
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Fotolijstenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 3
Drankenkrattenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Naambadgesaantal 60
Balpennenaantal 20
Programmafoldersaantal 65
Tafelnummersaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Reserveer de locatie zodra de datum en spreker vaststaan. Controleer meteen hoeveel stoelen en tafels passen, waar de registratietafel komt en of je sleutels of toegang vooraf moet regelen.
Stuur uitnodigingen niet pas zodra het programma helemaal is uitgewerkt. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, zodat je vóór de cateringbevestiging weet voor hoeveel personen je koffie, thee, water en eten nodig hebt.
Plan minstens één volledige techniekstest vóór de lezing. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers aan zoals op de dag zelf en leg kabels vast met gaffer tape of kabelgoten.
Druk programma's en naambadges pas af nadat het programma en de deelnemerslijst definitief zijn. Houd enkele lege badges en extra programma's achter de hand voor late wijzigingen of onverwachte bezoekers.
Werk op de dag zelf van groot naar klein: eerst locatie schoonmaken en stoelen en tafels opstellen, daarna techniek installeren en de registratie inrichten. Zet dranken koud en bereid koffie en thee zo dat de ontvangst niet stilvalt door het laatste buffetwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumlezing organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, spreker en gastenlijst. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de lezing en leg catering en techniek uiterlijk 2 weken vooraf definitief vast.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumlezing bevestigen?: Bevestig de catering zodra de aanmeldtermijn is gesloten, meestal 7 tot 10 dagen voor de lezing. Geef daarbij het definitieve aantal gasten, de verzamelde dieetwensen en het tijdstip waarop buffet, koffie en thee klaar moeten staan.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een jubileumlezing te testen?: Plan minimaal 60 minuten voor een volledige test met laptop, beamer, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker. Doe daarnaast op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 15 minuten voordat gasten binnenkomen.
Wanneer zet ik stoelen, registratie en catering klaar voor een jubileumlezing?: Begin ongeveer 3 uur voor aanvang met schoonmaken, stoelen en tafels opstellen en techniek installeren. Richt daarna de registratietafel in, leg badges en programma's klaar en zet dranken en buffet uiterlijk 30 minuten voor ontvangst gereed.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.