Jubiläumsvortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Referenten und Programm spätestens 3 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Präsentationen einzusammeln, den Ablauf zu drucken und Änderungen in den Einladungen zu berücksichtigen.
• Plane die Anmeldung mit Namensschildern und einem Registrierungstisch mindestens 45 Minuten vor Beginn. Lege eine aktuelle Gästeliste, Stifte und ausgedruckte Programme dort bereit.
• Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher am Vortag einmal mit der tatsächlichen Präsentation. Reserviere außerdem mindestens ein Verlängerungskabel und sichere lose Kabel mit Gaffer Tape oder Kabelkanälen.
• Stelle haltbare Lebensmittel und Getränke frühestens einige Tage vorher zusammen, frische Einkäufe am Veranstaltungstag. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass kalt stehen; Kaffee und Tee bereitest du kurz vor Beginn vor.
• Plane den Aufbau mit mindestens 2 Personen und starte 2 bis 3 Stunden vor dem Vortrag. Zuerst stellst du Stühle und Tische, danach Technik und Registrierung auf; Buffet, Tischdekoration und gekühlte Getränke kommen zuletzt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsvortrag organisieren?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Referenten. Verschicke die Einladungen idealerweise 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung rund 7 Tage vorher ab.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Jubiläumsvortrag?

Plane für Raum, Bestuhlung, Technik, Registrierung und Buffet 2 bis 3 Stunden ein. Ein Techniktest mit Präsentation und Mikrofonen sollte spätestens am Vortag stattfinden.

Wie viele Getränke braucht man für einen Jubiläumsvortrag?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Stelle zusätzlich etwa 0,5 Liter Wasser pro Gast bereit und kaufe frische Getränke erst kurz vor dem Termin.

Wann sollte das Catering für einen Jubiläumsvortrag bestätigt werden?

Bestätige das Catering 7 bis 10 Tage vor dem Vortrag, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen. Prüfe die endgültige Gästezahl anschließend noch einmal 2 bis 3 Tage vorher.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst