Checklist voor een jubileumkerkdienst met receptie
Een jubileumkerkdienst met receptie vraagt om twee goed op elkaar aansluitende programma’s: de dienst en het samenzijn erna. Leg eerst datum, kerk, zaal en hoofdrolspelers vast; werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, teksten, muziek en catering. In de laatste weken draait het vooral om aantallen, dieetwensen, vrijwilligers en techniek. Op de dag zelf moeten microfoons, programmaboekjes, naamkaartjes, koffie en bloemstukken klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Kerk en zaal reserveren
Voorganger en musici vastleggen
Muziek en liederen selecteren
2 personen
Sprekers en lezers benaderen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kinderopvang afstemmen
Catering bestellen
2 personen
Bloemen en decoratie bestellen
Programma voor de dienst maken
2 personen
Teksten voor de dienst verzamelen
2 personen
Aantallen aanmeldingen bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Draaiboek uitdelen
Techniek en muziek testen
2 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Verse boodschappen kopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bloemstukken ophalen
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
Salades en hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Kerkzaal openen
2 personen
Stoelen in rijen plaatsen
4 personen
Tafels voor receptie opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Spreekgestoelte voorbereiden
Muziekbladen klaarleggen
2 personen
Kleedruimte voor medewerkers inrichten
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Laatkomers begeleiden
2 personen
Dienst begeleiden
4 personen
Muzikale bijdragen uitvoeren
5 personen
Foto's maken
Receptie openen
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes en brood aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheidsgasten begeleiden
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Nazorg
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 130
- Tafelsaantal 16
- Buffettafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Kleedtafelsaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 130
- Schoteltjesaantal 130
- Drinkglazenaantal 160
- Wijnglazenaantal 130
- Bordenaantal 160
- Gebaksbordjesaantal 140
- Koffielepelsaantal 140
- Vorkenaantal 160
- Messenaantal 160
- Opscheplepelsaantal 20
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Serveertangenaantal 12
- Kannenaantal 12
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele luidsprekersaantal 2
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 8
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 10
- Tafellopersaantal 16
- Papieren slingersaantal 12
- Naamkaartjesaantal 130
- Fotolijstjesaantal 8
Papierwerk
- Programmaboekjesaantal 150
- Routebordjesaantal 8
- Menukaartenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Vuilniszakhoudersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg kerk en receptiezaal bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf vast. Reserveer meteen ook de voorganger, musici en eventuele sprekers, zodat het programma niet afhankelijk blijft van losse toezeggingen.
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 8 weken voor de dienst en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken vooraf. Vraag daarbij direct naar dieetwensen, kinderopvang en de aanwezigheid bij de receptie; zo bestel je niet op een schatting.
- Maak uiterlijk 1 week vooraf de definitieve versie van de dienst, inclusief liederen, lezingen, sprekers en teksten. Druk de programmaboekjes pas nadat alle namen en volgorde zijn gecontroleerd.
- Plan een techniekproef van minimaal 60 minuten in de kerk. Test beide draadloze microfoons, microfoonstandaards, muziekstandaards en verlengsnoeren op de plek waar ze tijdens de dienst worden gebruikt.
- Zet de receptie minstens 2 uur vooraf klaar en tel servies, glazen, stoelen en buffettafels per onderdeel. Zet dranken tijdig koud, haal bloemstukken en verse boodschappen op en wijs één vrijwilliger aan die tijdens de ontvangst tekorten aanvult.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumkerkdienst organiseren?
- Begin 6 tot 9 maanden vooraf met datum, kerk, zaal, voorganger en musici. Plan de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de dienst en rond de definitieve aantallen 2 weken vooraf af.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumkerkdienst?
- Verstuur ze ongeveer 8 weken vooraf en geef een duidelijke antwoordtermijn van 2 weken. Vraag meteen of gasten ook bij de receptie aanwezig zijn en laat dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf doorgeven.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumkerkdienst klaar te zetten?
- Reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor zaalopstelling, programmaboekjes, naamkaartjes, catering en decoratie. Trek daarnaast minstens 60 minuten uit voor een aparte test van microfoons en muziek.
- Wanneer maak je het draaiboek voor een jubileumkerkdienst?
- Maak een eerste versie ongeveer 4 weken vooraf, zodra programma, sprekers en muziek vaststaan. Deel de definitieve versie uiterlijk 1 week vooraf uit aan voorganger, musici, sprekers en vrijwilligers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!