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Checkliste für Jubiläumsgottesdienst und Empfang

Ein Jubiläumsgottesdienst mit anschließendem Empfang braucht zwei abgestimmte Abläufe: den Gottesdienst und die Bewirtung im Saal. Lege zuerst Datum, Kirche, Raum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer, Kinderbetreuung und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem gedruckte Unterlagen, getestete Technik, kalte Getränke und ein klar verteilter Ablaufplan.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Kirche und Saal reservieren

  • Pastor und Musiker festlegen

  • Musik und Lieder auswählen

    2 Personen

  • Redner und Vorleser ansprechen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kinderbetreuung abstimmen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Blumen und Deko bestellen

  • Programm für den Gottesdienst erstellen

    2 Personen

  • Texte für den Gottesdienst sammeln

    2 Personen

  • Anzahl der Anmeldungen aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Tischordnung ausarbeiten

    2 Personen

  • Ablaufplan verteilen

  • Technik und Musik testen

    2 Personen

  • Geschirr und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe besorgen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Blumengestecke abholen

  • Brot und Aufstriche vorbereiten

    3 Personen

  • Salate und Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Kirchenraum öffnen

    2 Personen

  • Stühle in Reihen aufstellen

    4 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Rednerpult vorbereiten

  • Notenblätter bereitlegen

    2 Personen

  • Umkleide für Mitarbeitende einrichten

  • Toiletten kontrollieren

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Spätankömmlinge begleiten

    2 Personen

  • Dienst begleiten

    4 Personen

  • Musikalische Beiträge aufführen

    5 Personen

  • Fotos machen

  • Empfang eröffnen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Snacks und Brot auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Abschiedsgäste begleiten

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Kirchensaal reinigen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 130
  • TischeAnz. 16
  • BuffetischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • UntertassenAnz. 130
  • TrinkgläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 130
  • TellerAnz. 160
  • TortenplattenAnz. 140
  • KaffeelöffelAnz. 140
  • GabelnAnz. 160
  • MesserAnz. 160
  • ServierlöffelAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 20
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 12
  • KannenAnz. 12

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • NotenständerAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobile LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • TischläuferAnz. 16
  • PapiergirlandenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 130
  • FotorahmenAnz. 8

Papierkram

  • ProgrammhefteAnz. 150
  • WegweiserAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • MüllsackhalterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Kirche und Saal möglichst früh und kläre, wie viel Zeit zwischen Gottesdienst und Empfang für den Ortswechsel bleibt. Plane außerdem Aufbau- und Abbauzeiten ausdrücklich ein.
  • Sammle Anmeldungen mit einer festen Frist, zum Beispiel drei Wochen vor dem Termin. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und aktualisiere die Zahl für Catering, Sitzplätze und Namensschilder.
  • Lege Redner, Vorleser, Pastor und Musiker fest, bevor du das Programmheft druckst. Gib allen Beteiligten den Ablaufplan spätestens eine Woche vorher und teste Musik, Funkmikrofone und Mikrofonständer gemeinsam.
  • Prüfe Geschirr und Mobiliar nicht erst am Veranstaltungstag: Zähle Tassen, Gläser, Teller, Besteck, Stühle und Tische mindestens eine Woche vorher. So bleibt Zeit, fehlende Mengen zu organisieren.
  • Erledige frische Einkäufe und das Kühlen der Getränke am Vortag oder am Veranstaltungstag mit einem festen Zeitplan. Blumen, Tortenplatten, Serviergeschirr und Kaffeemaschinen werden häufig vergessen, obwohl sie für den Empfang erst vor Ort gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläumsgottesdienst mit Empfang planen?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Kirche, Saal, Pastor, Musik und Programm. Einladungen sollten etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für den Empfang enden?
Setze die Rückmeldefrist ungefähr drei Wochen vor dem Jubiläumsgottesdienst. So kannst du Catering, Tischordnung, Namensschilder, Programmhefte und Ernährungswünsche rechtzeitig anpassen.
Wann muss man Technik und Musik für den Gottesdienst testen?
Führe den vollständigen Test spätestens eine Woche vorher durch und wiederhole die kurze Funktionskontrolle am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Mikrofone, Ständer, Notenständer, Verlängerungskabel und die Musikwiedergabe.
Was sollte am Tag vor dem Empfang vorbereitet werden?
Bereite Tischordnung, Namensschilder, Programmhefte und Ablaufplan vor und stelle Getränke kalt. Zähle außerdem Geschirr und Serviermaterialien nach, damit fehlende Teile nicht erst beim Aufbau auffallen.

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