Checklist voor een jubileumkaraokeavond organiseren

Een jubileumkaraokeavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een karaokespeler en een microfoon. Je regelt eerst de ruimte, gasten en muziekkeuzes en werkt daarna toe naar een strak draaiboek. Op de dag zelf moeten techniek, buffet, verlichting en zitplaatsen tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je de 51 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je niet pas tijdens het eerste optreden ontdekt dat kabels, batterijen of dieetwensen ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Karaokeapparatuur reserveren
Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Draaiboek afdrukken
Karaokelijst samenstellen
2 personen
Optredenvolgorde maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten klaarzetten
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Karaokeapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Afspeellijst testen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en sfeer instellen
Naamstickers klaarleggen
Garderobe inrichten
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
Karaoke uitleggen
Zangers aankondigen
Aanvragen bijhouden
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet serveren
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Microfoons desinfecteren
Afvalbakken legen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Achtergebleven spullen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Garderoberek
Buffettafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Karaokescherm
Karaokespeler
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Reservebatterijenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Confettieaantal 4
Fotowand
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledspotsaantal 2

Keuken

Warmhoudschalenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Koffiezetapparaat
Waterkoker

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekstest uiterlijk 60 minuten voor ontvangst. Sluit karaokespeler, scherm, speakers en microfoons aan, test de afspeellijst en leg reservebatterijen klaar.
Verzamel dieetwensen en muziekvoorkeuren tegelijk met de aanmeldingen. Zet de optreedvolgorde daarna op papier, zodat gasten bij binnenkomst weten wanneer ze aan de beurt zijn.
Maak het buffet minimaal 30 minuten voor aanvang compleet. Zet borden, dessertbordjes, bestek, glazen en opscheplepels klaar voordat je de warme of gekoelde gerechten neerzet.
Houd rekening met ruimte voor drie zones: ontvangst en garderobe, buffet en karaoke. Plaats tafels en stoelen zo dat de microfoons en kabels geen looproute naar het buffet kruisen.
Controleer de stroomvoorziening voordat je versiering en verlichting ophangt. Gebruik verlengkabels en stekkerdozen veilig, houd afvalbakken zichtbaar en bewaar het draaiboek op een vaste plek bij de organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumkaraokeavond organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met het reserveren van de ruimte en karaokeapparatuur. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de avond de aanmeldingen, dieetwensen en muziekvoorkeuren kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een karaokeavond op te bouwen?: Reken op minstens 3 uur opbouwtijd. Plan ongeveer 60 minuten voor schoonmaken en meubels, 60 minuten voor buffet en decoratie en 60 minuten voor aansluiten en testen van scherm, speakers en microfoons.
Wanneer maak ik de optreedvolgorde voor karaoke?: Maak de optreedvolgorde 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de laatste aanmeldingen en muziekvoorkeuren zijn verwerkt. Print de volgorde samen met het draaiboek en houd ruimte voor wijzigingen op de avond zelf.
Wanneer zet ik de drankjes koud voor een jubileumkaraokeavond?: Zet de dranken minimaal 4 uur vooraf koud; gekoelde flessen en blikjes hebben vaak langer nodig dan je verwacht. Controleer vlak voor de ontvangst ook glazen, koffie kopjes en afvalbakken bij het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.